Polityka prywatności (RODO)

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników korzystających z serwisu SiteFlow, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

Zbierane dane osobowe obejmują:

• Imię i nazwisko (podawane dobrowolnie w formularzach)
• Adres e-mail
• Numer telefonu (opcjonalnie)
• Treść wiadomości i parametry wyceny z kalkulatora
• Źródło zgłoszenia: pierwsza odwiedzona podstrona i domena strony, z której do nas trafiłeś (np. google.com). Zapisujemy je razem z formularzem, bez plików cookie, żeby wiedzieć, które treści przyprowadzają zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Dane konta SiteFlow: adres e-mail, hasło zapisane wyłącznie jako skrót kryptograficzny (scrypt), daty logowania, sesje logowania (adres IP, typ przeglądarki), historia zgłoszeń
• Dane o korzystaniu z narzędzi: adres sprawdzanej strony w audycie i wynik analizy, liczba raportów w miesiącu oraz adres sieci (IP), z której je zamówiono — do liczenia limitów darmowych raportów
• Dane do rozliczeń: nazwa firmy, NIP i adres, jeśli je przekażesz, a przy subskrypcji SiteFlow Pro także status płatności (danych karty nie otrzymujemy, obsługuje je Stripe)
• Dane związane z ofertą: akceptacja oferty online wraz z datą i adresem IP
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny
• Zgody marketingowe (opcjonalnie)

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail lub telefonu nie możemy odpowiedzieć na zapytanie, a bez adresu e-mail nie założymy konta.

Konto zakładasz sam na stronie logowania albo zakładamy je automatycznie, gdy wyślesz formularz kontaktowy lub wycenę z adresem e-mail. Wtedy na ten adres wysyłamy wiadomość z jednorazowym linkiem do konta, w którym widzisz status zgłoszenia, a przy pierwszym wejściu ustawiasz hasło. Jeśli adres nie należy do Ciebie, zignoruj wiadomość: bez kliknięcia w link nikt nie zaloguje się na konto.

Konto usuwamy na Twoją prośbę wysłaną z adresu konta na kontakt@siteflow.digital, w ciągu 7 dni, z wyjątkiem danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów (np. rozliczenia).

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Świadczenie usług drogą elektroniczną, w tym prowadzenie konta i darmowych narzędzi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy)
• Obsługa zapytań i wniosków oraz przygotowanie oferty (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy, i lit. f — prawnie uzasadniony interes)
• Automatyczne założenie konta po wysłaniu formularza z e-mailem, żeby można było śledzić status zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO)
• Komunikacja z użytkownikami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
• Rozliczenia i obowiązki podatkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
• Bezpieczeństwo konta i zapobieganie nadużyciom, np. limity darmowych raportów i ochrona logowania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Prowadzenie statystyk i analiz (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie cookies — zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a)
• Marketing bezpośredni (art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, jeśli udzielona)
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne (art. 22 RODO).

Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie:

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda na przetwarzanie danych
• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora

Dane osobowe mogą być przekazywane:

• OVHcloud — hosting serwera, na którym działa serwis i baza danych
• Resend — wysyłka wiadomości e-mail (linki logowania, potwierdzenia zgłoszeń, powiadomienia)
• Stripe Payments Europe Ltd. — obsługa płatności za subskrypcję SiteFlow Pro (dane karty trafiają bezpośrednio do Stripe)
• Google — PageSpeed Insights API, do którego przy audycie trafia adres sprawdzanej strony
• Dostawcy usług wyszukiwania i modeli AI (Google, Brave) — wyłącznie przy analizie publicznie dostępnych informacji o firmach (patrz punkt o danych z publicznych źródeł)
• Dostawcy narzędzi analitycznych — Google Ireland Ltd. (Google Analytics; uruchamiany dopiero po zgodzie, bez niej nie trafiają do Google żadne dane) i Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Clarity: mapy cieplne i nagrania sesji) — pełny pomiar wyłącznie po zgodzie na cookies analityczne
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta Pixel i Conversions API — pomiar i kierowanie reklam; przy wysłaniu formularza także zaszyfrowany SHA-256 e-mail lub telefon) — wyłącznie po zgodzie na cookies marketingowe; w zakresie zbierania i przekazania danych jesteśmy z Meta współadministratorami (art. 26 RODO)
• Organom władzy publicznej w przypadkach przewidzianych prawem

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Część z tych podmiotów ma siedzibę lub infrastrukturę w USA. Dane trafiają tam na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję.

Narzędzia KSeF i prompty AI: pliki faktur czytamy w Twojej przeglądarce i nie wysyłamy ich na nasz serwer. Sprawdzenie kontrahenta na białej liście VAT łączy Twoją przeglądarkę bezpośrednio z serwisem Ministerstwa Finansów. Dane wpisywane w prompty zostają w Twojej przeglądarce.

Szukając firm, którym możemy zaproponować swoje usługi, korzystamy z danych publicznie dostępnych: rejestrów CEIDG i KRS, stron internetowych firm oraz ich wizytówek w Mapach Google. Przetwarzamy nazwę firmy, NIP, adres, publiczne dane kontaktowe firmy i informacje o jej stronie internetowej. U przedsiębiorców będących osobami fizycznymi nazwa firmy może zawierać imię i nazwisko.

Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): ocena, czy nasza oferta może być dla firmy przydatna. Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw na kontakt@siteflow.digital, a wtedy przestaniemy przetwarzać Twoje dane w tym celu.

Otrzymujemy też zgłoszenia z formularzy reklamowych Meta (Facebook, Instagram), które wypełniasz w serwisach Meta. Przetwarzamy je tak samo jak zgłoszenia z formularza na naszej stronie.

Czas przechowywania danych:

• Dane z formularzy kontaktowych i wycen: 3 lata od wysłania, a jeśli zawrzemy umowę, tak jak dane związane z jej wykonaniem
• Konto SiteFlow: do czasu usunięcia konta na Twoją prośbę. Konto założone automatycznie z formularza, do którego nikt się nie zalogował, usuwamy po 3 latach razem ze zgłoszeniem. Sesja logowania wygasa po 90 dniach, link ze strony logowania po 20 minutach, a link z wiadomości po zgłoszeniu po 7 dniach; wygasłe sesje i linki usuwamy
• Dane związane z wykonaniem umowy: przez okres wymagany przepisami (6 lat dla celów podatkowych)
• Dane marketingowe: do momentu wycofania zgody
• Dane techniczne (logi), statystyki i dane o korzystaniu z narzędzi: 12 miesięcy

Masz prawo do:

• Dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO)
• Sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16 RODO)
• Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO)
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• Przenoszenia danych (art. 20 RODO)
• Sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO)
• Wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO)
• Wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes UODO)

Serwis wykorzystuje pliki cookies w celu:

• Utrzymania zalogowania na koncie SiteFlow
• Zapamiętania preferencji użytkownika
• Prowadzenia statystyk odwiedzin (po wyrażeniu zgody)
• Poprawy jakości usług

Szczegóły: Polityka Cookies

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych, w tym szyfrowanie połączeń (SSL/TLS), ograniczenie dostępu do danych, przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego, jednorazowe linki logowania i limity prób logowania. O ustawieniu lub zmianie hasła informujemy wiadomością e-mail.

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności. O zmianach użytkownicy będą informowani poprzez stronę internetową.

W sprawie danych osobowych można kontaktować się:

Email: kontakt@siteflow.digital

Adres korespondencyjny: Łużycka 24/202A, 85-737 Bydgoszcz