Aplikacja za darmo czy na zamówienie: kiedy kreator wystarczy, a kiedy zaczyna kosztować więcej

Darmowy kreator aplikacji pozwala w jeden wieczór zrobić formularz zgłoszeń, prostą bazę klientów albo aplikację do rezerwacji. Dla wielu firm to dobry i rozsądny początek, a na etapie sprawdzania pomysłu nie ma powodu, żeby od razu płacić za aplikację na zamówienie. Problem zaczyna się później, gdy aplikacja działa, korzysta z niej coraz więcej osób, a każde nowe wymaganie wymaga obejścia ograniczeń platformy. Ten tekst pomaga ocenić, w którym miejscu jesteś: aplikacja za darmo czy na zamówienie.

Co oznacza „aplikacja za darmo”

• Darmowy plan kreatora no-code: zwykle z limitem użytkowników, rekordów, przestrzeni albo funkcji, z logo platformy w aplikacji.
• Arkusz z formularzem: często pierwsza „aplikacja” w firmie. Działa, dopóki pracuje na nim kilka osób.
• Szablon gotowej aplikacji: szybki start, ale proces firmy dopasowuje się do szablonu, a nie odwrotnie.
• Okres próbny płatnego narzędzia: darmowy przez kilka tygodni, potem abonament, najczęściej za użytkownika.

Aplikacja za darmo czy na zamówienie: porównanie

Sygnały, że darmowa aplikacja przestaje wystarczać

Dane i RODO w darmowych narzędziach

Gdy w aplikacji przechowujesz dane osobowe klientów albo pracowników, dostawca platformy przetwarza je w Twoim imieniu. RODO wymaga wtedy umowy powierzenia przetwarzania z takim podmiotem (art. 28). Przy dużych platformach to zwykle standardowa umowa w ustawieniach konta, przy mniejszych trzeba o nią zapytać. Warto też sprawdzić, gdzie fizycznie są przechowywane dane i czy da się je w całości wyeksportować. Brak eksportu to najmocniejsze uzależnienie od dostawcy, mocniejsze niż jakakolwiek umowa. Sprawdź to, zanim w aplikacji znajdzie się kilka lat historii firmy.

Przykład: firma serwisowa z arkuszem

Przykład: firma serwisowa z kilkunastoma technikami prowadzi zlecenia w arkuszu i formularzu. Technik w terenie nie ma wygodnego widoku na telefonie, zdjęcia z naprawy trafiają mailem, a raport dla klienta ktoś składa ręcznie. Kreator no-code poprawi widok na telefonie, ale protokół dla klienta, dane do faktury w KSeF i synchronizacja z programem księgowym już wymagają obejść. Aplikacja na zamówienie robi to w jednym miejscu: zlecenie, zdjęcia, podpis klienta, protokół i dane do faktury. Takie przypadki opisuję w tekście program do zarządzania firmą i zleceniami.

Ukryte koszty darmowej aplikacji

• Czas na obejścia: każdy krok, którego platforma nie robi, ktoś wykonuje ręcznie, codziennie.
• Wiedza w jednej głowie: aplikację w kreatorze często zna tylko osoba, która ją złożyła. Gdy odchodzi, nikt nie wie, jak działa.
• Zmiany warunków: darmowy plan może zostać ograniczony albo wycofany, a Ty nie masz na to wpływu.
• Brak testów i kopii: zmiana wprowadzona na żywo potrafi zepsuć dane, których nie da się odtworzyć.

Droga pośrednia

Nie zawsze trzeba wybierać od razu. Często dobrym krokiem jest prototyp w kreatorze, który sprawdza proces na prawdziwych użytkownikach, a potem aplikacja na zamówienie zbudowana na tym, czego się nauczyliście. Drugą drogą pośrednią jest zostawienie gotowego narzędzia i dobudowanie integracji tam, gdzie brakuje jednego kroku. Porównanie gotowego oprogramowania z dedykowanym opisuję w tekście oprogramowanie na zamówienie czy SaaS, a koszty własnej aplikacji w tekście ile kosztuje aplikacja webowa.

Źródła: RODO, rozporządzenie (UE) 2016/679, art. 28, EUR-Lex i UODO: poradniki dla administratorów.