Program do zarządzania firmą i zleceniami: jeden system zamiast arkuszy, maili i komunikatora

Firma usługowa z kilkunastoma pracownikami zwykle zarządza zleceniami w czterech miejscach naraz: zapytania w mailu, wyceny w arkuszu, harmonogram w kalendarzu albo na tablicy, ustalenia z ekipą w komunikatorze. Właściciel jest jedyną osobą, która widzi całość, i dlatego nie może wziąć urlopu. Program do zarządzania firmą i zleceniami łączy te miejsca w jedno, tak żeby status zlecenia był widoczny bez telefonu do szefa.

Moduły programu do zarządzania zleceniami

• Zlecenia: od zapytania przez wycenę, akceptację, realizację po odbiór, z historią i plikami.
• Wyceny: z cennika usług i materiałów, z marżą i wersjami.
• Harmonogram i ludzie: kto, gdzie, kiedy, z widokiem dostępności ekip i sprzętu.
• Zadania w terenie: lista zadań na telefonie pracownika, zdjęcia i podpis klienta przy odbiorze.
• Rozliczenia: czas pracy, materiały, koszty podwykonawców i faktury, także przez KSeF.

Przykład: firma instalacyjna

Firma montująca instalacje dostaje zapytanie przez formularz na stronie. Program tworzy zlecenie, przypisuje je do osoby od wycen i podpowiada termin oględzin według dostępności. Po oględzinach wycena powstaje z cennika, klient akceptuje ją linkiem, a zlecenie trafia do harmonogramu ekipy. Monter widzi na telefonie adres, zakres i materiały, robi zdjęcia po montażu, a klient podpisuje protokół na ekranie. Faktura wychodzi automatycznie po odbiorze. Każdy z tych kroków istniał wcześniej, tylko w innym narzędziu.

Gotowy program czy na zamówienie

Są gotowe programy do zarządzania zleceniami dla branż serwisowych, budowlanych czy usługowych. Warto zacząć od nich, jeśli proces firmy jest typowy. Program na zamówienie ma przewagę, gdy firma ma własny sposób wyceniania (np. z konfiguratorem produktów), nietypowy przepływ zlecenia albo kilka systemów, które muszą ze sobą rozmawiać. Wtedy zamiast dopasowywać firmę do programu, dopasowuje się program do firmy. Szerzej o tym wyborze piszę w tekście o oprogramowaniu na zamówienie i SaaS.

Jak zacząć bez rewolucji

Każdy etap musi coś dać zespołowi od razu. Program, który na start wymaga przepisania wszystkich starych zleceń, przegrywa z arkuszem już w pierwszym tygodniu. Kiedy arkusz staje się za mały, opisuję na stronie aplikacja zamiast Excela.

Dane, które warto mieć od pierwszego dnia

• Źródło zlecenia: strona, polecenie, portal, telefon.
• Czas od zapytania do wyceny i od wyceny do akceptacji.
• Rzeczywisty czas realizacji w porównaniu z planowanym.

Po kwartale te trzy liczby pokazują, gdzie firma traci pieniądze: na wolnych wycenach, na niedoszacowanym czasie pracy czy na źródłach zleceń, które nie przynoszą klientów. To dane, których nie da się wyciągnąć z maili i komunikatora. Obowiązki dotyczące danych klientów i pracowników opisuje UODO.