Program do zarządzania salonem kosmetycznym: rezerwacje, karta klientki, magazyn i grafik

Największą stratą salonu kosmetycznego nie jest rabat ani drogi kosmetyk, tylko pusty fotel po wizycie, na którą klientka nie przyszła. Godzina zabiegu przepada, a specjalistka czeka. Program do zarządzania salonem ma kilka zadań, ale to pierwsze jest najważniejsze: przypomnieć o wizycie, ułatwić jej odwołanie i szybko zapełnić zwolniony termin. Reszta, czyli karta klientki, grafik i magazyn, porządkuje pracę wokół tego jednego problemu.

Funkcje programu dla salonu kosmetycznego

• Rezerwacje online: klientka wybiera zabieg, specjalistkę i termin ze strony, z Instagrama albo z linku w wiadomości.
• Przypomnienia SMS i e-mail: dzień przed wizytą, z linkiem do potwierdzenia albo odwołania.
• Lista oczekujących: zwolniony termin od razu proponowany osobom, które chciały wcześniejszej wizyty.
• Karta klientki: historia zabiegów, użyte preparaty, przeciwwskazania, zgody i zdjęcia przed i po.
• Grafik specjalistek i stanowisk: kto pracuje kiedy i który zabieg wymaga którego pomieszczenia.
• Magazyn kosmetyków: zużycie na zabiegach, sprzedaż detaliczna i alert, gdy kończy się preparat.

Jak zmniejszyć liczbę nieodwołanych wizyt

Przy zabiegach trwających dłużej, np. przedłużaniu rzęs czy zabiegach na twarz, salony wprowadzają też zadatek przy rezerwacji online. Program może pobierać go przez bramkę płatniczą i zwracać przy odwołaniu w regulaminowym terminie. O wyborze bramki piszę w tekście o bramce płatniczej.

Karta klientki a dane wrażliwe

Karta klientki często zawiera informacje o zdrowiu: alergie, przeciwwskazania, przyjmowane leki. To szczególna kategoria danych w rozumieniu RODO, więc program musi ograniczać dostęp (specjalistka widzi kartę swojej klientki, recepcja tylko dane kontaktowe), przechowywać zgody i umożliwiać usunięcie danych. Zdjęcia przed i po wymagają osobnej zgody, zwłaszcza jeśli mają trafić do mediów społecznościowych. Zasady opisuje Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Gotowa aplikacja czy własny system

Gotowe aplikacje rezerwacyjne dla beauty są dobrym startem. Własny system zaczyna się opłacać przy kilku lokalizacjach, programie lojalnościowym, sprzedaży kosmetyków online albo wtedy, gdy salon nie chce, żeby klientki rezerwowały przez portal, na którym widzą konkurencję obok. Szerzej o systemach rezerwacji piszę na stronie system rezerwacji.

Magazyn i sprzedaż kosmetyków

Salon zużywa preparaty na zabiegach i sprzedaje kosmetyki klientkom. Program, który odejmuje zużycie przy każdym zabiegu i sprzedaż przy kasie, pokazuje realny koszt zabiegu i podpowiada zamówienie, zanim zabraknie najczęściej używanego preparatu. Przy sprzedaży online kosmetyków przydaje się też sklep z kosmetykami połączony z tym samym magazynem.

Przy kilku specjalistkach program przydaje się też do rozliczeń: prowizje od zabiegów i sprzedaży kosmetyków liczą się same z zapisanych wizyt, zamiast z ręcznego zestawienia na koniec miesiąca.