System rezerwacji sal konferencyjnych: dla biura, coworkingu i hotelu

Dwie typowe skargi na rezerwację sal w firmie brzmią tak: „sala była zajęta, chociaż ją zarezerwowałem” i „sala stoi pusta, a w kalendarzu jest zajęta”. Pierwsza wynika z kilku kalendarzy naraz, druga z rezerwacji, których nikt nie odwołał. System rezerwacji sal konferencyjnych rozwiązuje oba problemy, ale wygląda inaczej w biurze firmy, w coworkingu i w hotelu, gdzie salę wynajmuje się klientom z zewnątrz za opłatą.

Trzy rodzaje rezerwacji sal

Funkcje systemu rezerwacji sal w biurze

• Kalendarz sal połączony z kalendarzem firmowym: rezerwacja sali jest częścią zaproszenia na spotkanie.
• Check-in przy sali: tablet przy drzwiach albo kod QR. Rezerwacja bez potwierdzenia przez 10–15 minut zwalnia się sama.
• Wyposażenie sali: liczba miejsc, ekran, wideokonferencja, tablica. Wyszukiwanie po potrzebach, a nie po nazwie sali.
• Raport wykorzystania: które sale są przepełnione, a które stoją puste. Przydaje się przy zmianie biura albo przebudowie.

Rezerwacja sal dla klientów zewnętrznych

Hotel czy centrum konferencyjne sprzedaje salę razem z usługami: cateringiem, przerwami kawowymi, sprzętem, noclegami dla uczestników. Klient chce zobaczyć dostępność, ułożyć pakiet i dostać ofertę od razu, a nie po trzech mailach. System dla takiego obiektu łączy kalendarz sal z kalkulatorem oferty, zaliczką płatną online i fakturą. Kalkulator ceny na stronie opisuję na stronie kalkulator na stronę.

Gotowy system czy na zamówienie

Do rezerwacji sal w biurze często wystarczą funkcje kalendarza firmowego albo gotowa aplikacja. System na zamówienie ma sens, gdy sale są usługą sprzedawaną klientom: z pakietami, zaliczkami, fakturami i integracją z innymi systemami obiektu, albo gdy coworking rozlicza godziny w pakietach członkowskich. Ogólne zasady systemów rezerwacji, także dla gabinetów i usług, opisuję na stronie system rezerwacji. Ten sam mechanizm limitów miejsc i płatności obsługuje zapisy do grup, np. na stronie szkoły tańca.

Najczęstsze błędy przy wdrożeniu

• Brak automatycznego zwalniania niepotwierdzonych rezerwacji. Bez tego system powiela problem papierowego kalendarza.
• Osobny kalendarz sal i osobny kalendarz spotkań. Ludzie rezerwują w jednym, zapominają o drugim.
• Rezerwacje cykliczne bez końca, np. „co poniedziałek” ustawione przez osobę, która już nie pracuje w firmie.

Jeśli system obsługuje klientów zewnętrznych, przechowuje ich dane, więc podlega zasadom RODO, opisanym na stronie UODO.

Rezerwacje cykliczne i priorytety

W biurze część spotkań powtarza się co tydzień: zarząd w poniedziałek, przegląd projektów w czwartek. System powinien obsługiwać rezerwacje cykliczne z datą końca i z właścicielem, którego można zmienić, gdy organizator odchodzi z firmy. Przydają się też priorytety: spotkanie z klientem może przejąć salę zarezerwowaną na wewnętrzną rozmowę, z powiadomieniem dla obu stron. O tym, jak firmy porządkują pracę w jednym systemie, piszę w tekście o programie do zarządzania firmą, a o całym podejściu w tekście o systemie CRM.