KSeF status 415: brak możliwości wysłania faktury z załącznikiem. Skąd się bierze i co zrobić

Faktura wychodzi z programu bez problemu, a KSeF zwraca status 415 i opis „brak możliwości wysyłania faktury z załącznikiem”. Kod jest jednoznaczny: dokument zawiera sekcję załącznika, a firma nie ma w KSeF zgody na wystawianie takich faktur. To nie usterka programu ani awaria, tylko brakujący krok formalny albo niepotrzebny węzeł w pliku XML.

Załącznik w KSeF to nie PDF

To najczęstsze nieporozumienie. Do faktury w KSeF nie dołączysz skanu umowy, zdjęcia ani PDF-u z cennikiem. Załącznik jest częścią samej struktury FA(3): dodatkowym blokiem danych w pliku XML, przewidzianym dla faktur ze złożonymi danymi o jednostkach miary, ilościach albo cenach jednostkowych netto. Przykładem jest rozliczenie mediów z wieloma odczytami albo dostawy z setkami pozycji pomiarowych. Treści handlowe i marketingowe do załącznika nie należą.

Status 415 przy fakturze i status 415 przy logowaniu

Ten sam numer ma w KSeF dwa znaczenia. Przy statusie faktury 415 dotyczy załącznika. Przy uwierzytelnieniu 415 oznacza brak przypisanych uprawnień, co opisałem w tekście o błędzie uwierzytelnienia. Jeśli program pokazuje tylko numer, sprawdź, które wywołanie go zwróciło. Pełną mapę kodów masz w przeglądzie błędów KSeF.

Jak uzyskać zgodę na faktury z załącznikiem

Druga pułapka to rodzaj sesji. Według dokumentacji weryfikacji faktur faktury z załącznikami można wysyłać tylko w sesji wsadowej. Jedynym wyjątkiem jest korekta techniczna faktury offline, którą wysyła się w sesji interaktywnej. Program, który ma zgodę, ale wysyła takie faktury pojedynczo w sesji interaktywnej, i tak ich nie przepchnie.

Na środowisku testowym KSeF zgodę można włączyć i wyłączyć osobnymi endpointami danych testowych. Dzięki temu da się przetestować oba scenariusze, zanim zgłoszenie zostanie złożone naprawdę. O różnicach między środowiskami piszę w tekście o środowisku testowym KSeF.

Limity rozmiaru: 1 MB bez załącznika, 3 MB z załącznikiem

Dokumentacja KSeF podaje domyślne limity dla kontekstu: faktura bez załącznika może mieć do 1 MB, faktura z załącznikiem do 3 MB. Większe pliki zostaną odrzucone niezależnie od zgody. Jeśli Twoje faktury z natury przekraczają te progi, limit można podnieść tylko na uzasadniony wniosek przez formularz kontaktowy KSeF.

Co zrobić, gdy załącznik w ogóle nie jest potrzebny

Zdarza się w systemach, które generują XML z jednego szablonu: blok załącznika trafia do każdej faktury, często pusty. Wtedy rozwiązaniem nie jest zgłoszenie, tylko poprawka generatora. Faktura bez zbędnej sekcji przejdzie od razu, a odrzucone dokumenty wysyłasz ponownie, bo nie dostały numeru KSeF.

W praktyce faktury z załącznikiem dotyczą głównie branż rozliczających dużo danych pomiarowych: energii, mediów, telekomunikacji, usług z rozliczeniem godzinowym na wielu pozycjach. Sklep internetowy, hurtownia z typowym asortymentem czy firma usługowa zwykle nie ma powodu, żeby z nich korzystać.

Źródła: weryfikacja faktury i ograniczenia dotyczące załączników oraz limity KSeF.