KSeF offline24 i tryb offline: kiedy można wystawić fakturę bez połączenia i jak ją dosłać

Faktura wystawiona 3 października i wysłana do KSeF 4 października o 00:00:01 zostanie przez KSeF oznaczona jako faktura offline, nawet jeśli program wysłał ją jako zwykłą fakturę online. Ten przykład pochodzi wprost z dokumentacji API KSeF 2.0 i dobrze pokazuje, że tryb offline to nie tylko plan awaryjny. To codzienny mechanizm, który działa także wtedy, gdy o nim nie wiesz.

Czym jest offline24

Offline24 to tryb, z którego podatnik może korzystać z własnej woli, bez żadnej awarii po stronie Ministerstwa Finansów (art. 106nda ustawy o VAT). Fakturę wystawiasz w strukturze FA(3) we własnym programie, przekazujesz nabywcy z kodami QR, a do KSeF wysyłasz najpóźniej do następnego dnia roboczego po dacie wystawienia. Przydaje się w terenie, na targach albo przy kłopotach z internetem w sklepie stacjonarnym.

Awariom i awarii całkowitej poświęciłem osobny tekst: awaria KSeF i tryb awaryjny.

Dwa kody QR i certyfikat typu Offline

Faktura offline nie ma jeszcze numeru KSeF, więc nabywca dostaje ją z dwoma kodami QR. KOD I pozwala sprawdzić fakturę w KSeF (do czasu wysyłki pokaże, że jej tam jeszcze nie ma). KOD II potwierdza tożsamość wystawcy na podstawie certyfikatu KSeF. Do tego potrzebny jest certyfikat typu Offline. To osobny typ niż certyfikat do logowania: każdy certyfikat KSeF ma tylko jeden typ i nie da się połączyć obu funkcji. Szczegóły w tekście o certyfikatach KSeF i o wizualizacji faktury z kodem QR.

Automatyczny tryb offline: pułapka północy

KSeF porównuje dzień z daty wystawienia (pole P_1) z dniem przyjęcia faktury do przetwarzania. Jeśli dzień wystawienia jest wcześniejszy, faktura dostaje tryb offline, nawet gdy program zadeklarował online. W sesji interaktywnej liczy się moment wysłania faktury, w sesji wsadowej moment otwarcia sesji. Paczka z sesji otwartej o 23:59 zostaje więc online, a pojedyncze faktury wysłane po północy już nie.

Dla sklepu to ważne przy nocnym fakturowaniu: faktury z wieczornych zamówień wysłane po północy będą offline. To nie błąd, ale zmienia sposób liczenia dat. Datą wystawienia jest zawsze P_1, a datą otrzymania dzień nadania numeru KSeF albo, gdy nabywca dostał fakturę poza KSeF, dzień faktycznego otrzymania.

Co, gdy faktura offline zostanie odrzucona

• Faktura odrzucona z przyczyn technicznych (niezgodność ze schemą, rozmiar, duplikat) może zostać przesłana ponownie jako korekta techniczna.
• Korekta techniczna nie zmienia treści faktury i jest wysyłana wyłącznie w sesji interaktywnej.
• Fakturę korygującą (zwykłą korektę) do faktury offline wysyła się dopiero wtedy, gdy oryginał dostał numer KSeF.

Kody, które oznaczają odrzucenie, zebrałem w przeglądzie błędów KSeF.

Kiedy offline24 ma sens w sklepie

W sklepie internetowym offline24 to przede wszystkim siatka bezpieczeństwa: jeśli integracja nie może połączyć się z KSeF, faktura i tak powstaje, klient dostaje PDF z dwoma kodami QR, a wysyłka do KSeF odbywa się później, przed upływem terminu. Przy sprzedaży stacjonarnej, na targach czy w terenie offline24 bywa trybem codziennym. W obu przypadkach potrzebny jest certyfikat Offline i kolejka, która pilnuje następnego dnia roboczego.

Źródła: tryby offline i automatyczne określanie trybu offline w dokumentacji KSeF 2.0.