Kiedy wysłać fakturę do KSeF: terminy online, offline24, przy niedostępności i awarii
Fakturę online wysyłasz do KSeF w chwili wystawienia, offline24 do następnego dnia roboczego, po awarii masz do 7 dni roboczych. Wszystkie terminy i daty.
W KSeF nie ma „kilku dni na wysłanie faktury” w zwykłym trybie. Faktura online powstaje w momencie przesłania jej do systemu. Dodatkowy czas daje dopiero tryb offline, wybrany przez podatnika albo wymuszony przez niedostępność czy awarię KSeF. Każdy z tych trybów ma inny termin, a o tym, który obowiązuje, decyduje także data w polu P_1 faktury.
Tryb online: wysyłka to wystawienie
W zwykłym trybie fakturę wystawia się, przesyłając ją do KSeF. Datą wystawienia jest data z pola P_1, a numer KSeF zwykle przychodzi od razu po przyjęciu. Jeśli data P_1 jest wcześniejsza niż dzień przyjęcia faktury przez KSeF, system sam oznaczy ją jako fakturę offline. Ta reguła łapie np. faktury z wieczora wysłane po północy, co opisałem w tekście o offline24.
Terminy w trybach offline
- Offline24 (wybór podatnika)1 dni robocze
następny dzień roboczy po dacie wystawienia
- Niedostępność ogłoszona przez MF1 dni robocze
następny dzień roboczy po jej zakończeniu
- Awaria ogłoszona przez MF7 dni robocze
od zakończenia awarii
Przy awarii całkowitej, ogłoszonej w mediach, obowiązek przesyłania faktur do KSeF znika. Jeśli w trakcie okresu na dosłanie faktur zostanie ogłoszona kolejna awaria, termin liczy się od nowa od jej zakończenia. Szczegóły w tekście o awarii KSeF.
Data wystawienia, data przyjęcia, data otrzymania
| Skąd się bierze | Do czego służy | |
|---|---|---|
| Data wystawienia | Pole P_1 faktury | Data faktury dla podatnika |
| Data przyjęcia | Moment przyjęcia przez KSeF | Część numeru KSeF, porównanie z P_1 |
| Data otrzymania | Nadanie numeru KSeF albo faktyczne otrzymanie poza KSeF | Moment, od którego nabywca ma fakturę |
Dokumentacja dodaje jeszcze jedną regułę: data wystawienia nie może być późniejsza niż data przyjęcia faktury przez KSeF. Faktura z datą P_1 „z jutra” zostanie odrzucona. Wystawienie faktury z wyprzedzeniem, np. pod przyszłą dostawę, wymaga więc wysłania jej dopiero w dniu z pola P_1.
Sesja interaktywna czy wsadowa a termin
W sesji interaktywnej datą przyjęcia jest moment wysłania konkretnej faktury. W sesji wsadowej jest nią moment otwarcia sesji. Paczka faktur z sesji otwartej o 23:59 zostanie więc uznana za przyjętą tego samego dnia, nawet jeśli dotrze po północy. Przy dużych wolumenach to argument za wysyłką wsadową, obok limitów żądań opisanych w tekście o błędzie 429.
- 1
Wysyłka przy zmianie statusu zamówienia
Faktura idzie do KSeF, gdy zamówienie jest opłacone lub wysłane, a nie raz dziennie.
- 2
Kolejka przy problemach
Gdy KSeF nie odpowiada, faktury czekają i wychodzą przed upływem terminu.
- 3
Alert przed terminem
Jeśli coś utknie, właściciel dostaje informację, zanim minie dzień roboczy.
KSeF nie zmienia terminu wystawienia faktury
Terminy z tego tekstu dotyczą przesłania faktury do KSeF. Termin wystawienia faktury nadal wynika z ustawy o VAT: co do zasady najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru albo wykonania usługi, z wyjątkami dla zaliczek i niektórych usług. KSeF zmienia sposób, a nie termin. Sklep, który wystawia faktury zbiorczo raz w miesiącu, może tak robić dalej, pod warunkiem że każda faktura powstanie w KSeF w dniu z pola P_1.
Źródła: tryby offline w dokumentacji KSeF 2.0 i art. 106i ustawy o VAT.
›Czy mogę wystawiać faktury raz w tygodniu zbiorczo?
Możesz wystawiać faktury zgodnie z terminami z ustawy o VAT, ale każda faktura online powstaje w chwili wysłania do KSeF. Data P_1 nie może wyprzedzać daty przyjęcia.
›Co się stanie, jeśli nie dośle faktury offline w terminie?
To naruszenie obowiązku przesłania faktury do KSeF. Dlatego kolejka wysyłki powinna mieć alerty, a nie polegać na pamięci księgowej.
›Kiedy faktura dla mojego klienta jest otrzymana?
W dniu nadania numeru KSeF, a przy przekazaniu poza KSeF w dniu faktycznego otrzymania. Automatyczną wysyłkę wdrażam np. w integracji KSeF z WooCommerce.
Chcesz przegadać swój projekt?
Odpowiadam osobiście w ciągu 24h w dni robocze — bez handlowca po drodze.