Awaria KSeF: tryb awaryjny, awaria całkowita i co robi sklep, gdy system nie działa

Gdy KSeF przestaje odpowiadać, pierwsza reakcja w wielu firmach to wstrzymanie fakturowania. Niepotrzebnie. Przepisy przewidują trzy sytuacje, w których faktury wystawia się dalej, a do KSeF trafiają później. Różnią się tym, kto ogłasza problem i ile jest czasu na dosłanie dokumentów. Najdłuższy termin to 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.

Awaria KSeF a zwykły błąd wysyłki

Pojedyncza odrzucona faktura to jeszcze nie awaria. Jeśli KSeF zwraca kod statusu (np. 450 albo 440), system działa, a problem leży w dokumencie. Kody i ich znaczenie zebrałem w tekście o błędach KSeF. O awarii mówimy wtedy, gdy Ministerstwo Finansów opublikuje komunikat w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym. Bez komunikatu brak odpowiedzi z KSeF traktuje się jak problem po Twojej stronie albo po stronie dostawcy programu.

Trzy tryby, gdy KSeF jest niedostępny

Podstawą są art. 106nh (niedostępność) i art. 106nf (tryb awaryjny) ustawy o VAT. Do tego dochodzi tryb offline24, z którego podatnik może korzystać z własnej woli, bez żadnej awarii. Opisuję go w tekście o trybie offline24.

Co się dzieje, gdy awaria nakłada się na awarię

Jeśli w trakcie siedmiodniowego okresu na dosłanie faktur MF ogłosi kolejną awarię, termin liczy się od nowa, od dnia zakończenia tej kolejnej. Podobnie przy fakturach wystawionych w offline24: ogłoszona w tym czasie awaria przesuwa termin i liczy się go od końca ostatniej awarii, ale nie dłużej niż 7 dni roboczych. Ogłoszenie awarii całkowitej znosi obowiązek przesyłania faktur do KSeF.

Jak wygląda faktura wystawiona w trybie awaryjnym

• Faktura powstaje elektronicznie, w strukturze FA(3), tak jak w zwykłym trybie.
• Przy wysyłce oznacza się ją jako fakturę offline.
• Zanim dostanie numer KSeF, nabywca dostaje wizualizację z dwoma kodami QR: pierwszy służy do weryfikacji faktury, drugi potwierdza tożsamość wystawcy.
• Datą wystawienia jest data z pola P_1 faktury, a nie dzień, w którym dokument dotarł do KSeF.

Przy awarii całkowitej zasady są luźniejsze: fakturę można wystawić papierowo albo elektronicznie bez wzoru FA(3) i przekazać nabywcy dowolnym kanałem.

Najczęstszy błąd przy awarii KSeF

Ręczne wystawianie faktur w Wordzie albo PDF-ie „na czas awarii”. Taki dokument nie ma struktury FA(3) i nie da się go potem dosłać do KSeF. Wyjątkiem jest tylko awaria całkowita ogłoszona w mediach. W każdym innym trybie faktura musi powstać w programie, który potrafi wygenerować plik XML i kody QR.

Jak sprawdzić, czy KSeF naprawdę nie działa

Zanim uznasz, że to awaria, sprawdź trzy rzeczy. Po pierwsze komunikaty na stronie KSeF i w BIP Ministerstwa Finansów: tylko ogłoszona niedostępność albo awaria uruchamia specjalne terminy. Po drugie, czy problem dotyczy wszystkich operacji, czy jednego rodzaju faktur. Jeśli logowanie działa, a tylko część faktur wraca z kodem, system działa. Po trzecie, czy nie jesteś zablokowany limitem: odpowiedź 429 z nagłówkiem Retry-After to nie awaria, tylko przekroczony limit żądań, opisany w tekście o limitach API KSeF.

Awaria po stronie programu a awaria KSeF

Najwięcej nieporozumień bierze się z awarii, które w ogóle nie są awariami KSeF: wygasł certyfikat, ktoś unieważnił token, serwer sklepu stracił połączenie z internetem, dostawca programu ma przerwę techniczną. Przepisy o trybie awaryjnym nie obejmują takich sytuacji. Jeśli problem leży po Twojej stronie, możesz skorzystać z trybu offline24 i dosłać faktury do następnego dnia roboczego, ale nie z siedmiodniowego terminu przewidzianego na awarię ogłoszoną przez Ministerstwo Finansów.

• Awaria ogłoszona przez MF: tryb awaryjny, do 7 dni roboczych po jej zakończeniu.
• Problem z Twoim programem lub internetem: offline24, do następnego dnia roboczego po dacie wystawienia.
• Wygasły certyfikat lub token: to nie awaria. Trzeba odnowić dostęp, a do tego czasu można wystawiać faktury w offline24.

Źródła: tryby offline w dokumentacji KSeF 2.0 i komunikaty KSeF.