Faktura KSeF: wzór, wizualizacja i kod QR. Jak wygląda faktura poza systemem

Pytanie o „wzór faktury KSeF” ma prostą odpowiedź: wzoru graficznego nie ma. Faktura w KSeF to plik XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3), a to, jak wygląda na ekranie czy na wydruku, zależy od programu. Przepisy określają za to, co musi się znaleźć na wizualizacji, gdy fakturę przekazujesz poza KSeF: kod QR, a pod nim numer KSeF albo napis OFFLINE.

Wzór faktury KSeF: struktura zamiast szablonu

Ministerstwo Finansów publikuje strukturę FA(3), czyli listę pól i reguł, z których składa się plik faktury. To odpowiednik wzoru, ale dla programu, nie dla człowieka. Szczegóły struktury opisałem w tekście o fakturze ustrukturyzowanej FA(3). Program, z którego wystawiasz fakturę, układa z tych pól czytelny dokument: PDF, podgląd w przeglądarce albo wydruk. Każdy program może to zrobić po swojemu.

Kiedy potrzebna jest wizualizacja z kodem QR

• Nabywca nie ma dostępu do KSeF, np. firma zagraniczna albo konsument. Opisuję to w tekstach o fakturach zagranicznych i fakturze dla osoby fizycznej.
• Wysyłasz fakturę mailem jako PDF albo dołączasz wydruk do paczki.
• Fakturę wystawiono w trybie offline i nie ma jeszcze numeru KSeF.

Kod QR pozwala każdemu sprawdzić, czy faktura jest w KSeF i czy nikt jej nie zmienił, a także pobrać jej plik XML bez kontaktu z wystawcą.

Co zawiera kod QR na fakturze KSeF

Kod QR (KOD I) to link do serwisu weryfikacji Ministerstwa Finansów. Składa się z adresu serwisu, NIP-u sprzedawcy, daty wystawienia z pola P_1 w formacie DD-MM-RRRR i skrótu SHA-256 pliku faktury zakodowanego w Base64URL. Skrót sprawia, że zmiana choćby jednego znaku w pliku daje inny link, więc podrobiona faktura nie przejdzie weryfikacji. Kod generuje program wystawcy, lokalnie, i musi być zgodny z normą ISO/IEC 18004:2024.

Ciekawostka z dokumentacji: napis OFFLINE pojawia się także przy fakturze online, która czeka na numer KSeF, np. przy dużym obciążeniu systemu. Zwykle numer jest nadawany od razu po przesłaniu. Tryb offline opisuję w tekście o offline24.

Co musi zrobić sklep internetowy

Co powinno być na czytelnej wizualizacji faktury

• Wszystkie dane z pliku XML w zwykłym układzie faktury: sprzedawca, nabywca, pozycje, stawki, kwoty, płatność.
• Kod QR w rozmiarze, który da się zeskanować telefonem z wydruku, z numerem KSeF albo napisem OFFLINE pod spodem.
• Data wystawienia z pola P_1, a nie data wygenerowania PDF-u.
• Przy kliencie zagranicznym czytelne opisy w języku nabywcy. Plik XML zostaje po polsku, wizualizacja może być dwujęzyczna.

Wizualizacja nie może różnić się treścią od pliku, który trafił do KSeF. Jeśli PDF powstaje z innego źródła niż XML, np. z szablonu w sklepie, prędzej czy później pojawi się rozbieżność, a kod QR zaprowadzi klienta do faktury z inną kwotą.

Źródło: kody weryfikujące QR w dokumentacji KSeF 2.0.