KSeF a faktury zagraniczne: sprzedaż za granicę, zakupy od firm zagranicznych i OSS

Sklep z Poznania sprzedaje do Niemiec, kupuje opakowania w Chinach i reklamę w Irlandii. Wszystkie te transakcje mają faktury, ale tylko część z nich ma związek z KSeF. Zasada jest prosta do zapamiętania: KSeF dotyczy faktur wystawianych przez polskiego podatnika z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce. To, kim jest nabywca, decyduje tylko o tym, jak faktura do niego dotrze.

Sprzedaż dla firmy zagranicznej: faktura w KSeF

Jeśli polski podatnik objęty KSeF sprzedaje firmie bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, wystawia fakturę w KSeF (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT). Zagraniczny kontrahent zwykle nie ma dostępu do KSeF, więc dostaje fakturę inną drogą: PDF mailem albo wydruk. Taka wizualizacja musi mieć kod QR, który pozwala sprawdzić fakturę w systemie. Budowę kodu opisałem w tekście o wizualizacji faktury KSeF.

Oznacza to dwa tory: faktura wysłana do KSeF i ta sama faktura wysłana klientowi. Najczęstszy błąd to rozjazd między nimi, np. PDF wygenerowany przed nadaniem numeru KSeF albo ręcznie poprawiony już po wysyłce. Program powinien tworzyć PDF z tego samego pliku XML, który poszedł do KSeF.

Zakupy od firm zagranicznych: faktury poza KSeF

Sprzedawca zagraniczny bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie musi korzystać z KSeF, nawet jeśli jest zarejestrowany do VAT w Polsce. Jego faktury przychodzą jak dotąd, jako PDF albo papier, i tak je księgujesz. W praktyce księgowość ma więc dwa źródła faktur kosztowych: KSeF dla krajowych dostawców i skrzynkę mailową dla zagranicznych.

Wyjątki: OSS, IOSS i konsumenci

• Procedury OSS i IOSS: faktury dokumentujące sprzedaż rozliczaną w tych procedurach są wyłączone z obowiązku KSeF.
• Konsumenci za granicą: faktura dla osoby prywatnej, krajowej czy zagranicznej, nie musi trafiać do KSeF. Patrz faktura dla osoby fizycznej.
• Faktury wystawiane przez nabywcę (samofakturowanie): tu źródła różnią się w interpretacji przypadku nabywcy bez polskiego NIP-u. Przy takim modelu warto potwierdzić zasady z doradcą podatkowym.

Jak to wygląda w sklepie wysyłającym za granicę

Sklep, który sprzedaje firmom i konsumentom w kilku krajach, musi przy każdym zamówieniu rozstrzygnąć trzy rzeczy: czy nabywca to firma, czy sprzedaż idzie w OSS i w jakim języku klient dostanie PDF. Integracja powinna to robić sama na podstawie danych z zamówienia (np. zweryfikowanego numeru VAT UE), zamiast zostawiać to księgowej. Jak uniknąć odrzuceń przy numerze VAT UE, piszę w tekście o błędzie 450.

Waluta i język faktury dla klienta z zagranicy

Faktura w KSeF może być wystawiona w walucie obcej. Plik XML ma swoją strukturę po polsku, ale wizualizacja dla klienta może zawierać tłumaczenia opisów i nazw pól. W praktyce dobrze działa PDF dwujęzyczny z kodem QR, w którym klient widzi swoją walutę, a księgowość ma przeliczenie podatku zgodnie z przepisami.

Źródło: serwis KSeF Ministerstwa Finansów oraz art. 106gb ustawy o VAT.