Faktura KSeF dla osoby fizycznej: czy konsument dostaje fakturę z KSeF i jak ją przekazać

Sklep internetowy sprzedaje głównie osobom prywatnym, ale część z nich prosi o fakturę: na prezent, do gwarancji, do zwrotu kosztów od pracodawcy. Czy po wejściu KSeF taka faktura musi trafić do systemu? Nie. Przepisy wyłączają z obowiązku KSeF faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Sprzedawca ma wybór, a ten wybór warto przemyśleć, bo wpływa na cały proces w sklepie.

Faktura dla konsumenta: dwa dozwolone tory

Kiedy warto wystawiać faktury konsumenckie w KSeF

• Sklep sprzedaje firmom i osobom prywatnym. Jeden tor dla wszystkich faktur jest prostszy niż dwa, szczególnie przy korektach i zwrotach.
• Klient może okazać się firmą. Konsument podaje NIP przy kolejnym zamówieniu albo prosi o zmianę danych. Gdy wszystko jest w KSeF, nie trzeba pamiętać, gdzie powstała pierwsza faktura.
• Chcesz jednego archiwum. Faktury z KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat.

Poza KSeF zostawiają je zwykle sklepy, które wystawiają faktury konsumentom bardzo rzadko i nie chcą komplikować procesu. Obie drogi są zgodne z przepisami.

Jak przekazać konsumentowi fakturę z KSeF

Konsument nie loguje się do KSeF, więc dostaje fakturę w uzgodniony sposób: mailem, w koncie klienta w sklepie albo jako wydruk w paczce. Jeśli faktura powstała w KSeF, jej wizualizacja musi mieć kod QR, którym klient może sprawdzić, że dokument jest w systemie. Pod kodem znajduje się numer KSeF. Budowę kodu i różnice między fakturą online i offline opisałem w tekście o wizualizacji faktury KSeF.

Pułapka: konsument z NIP-em

Osoba prowadząca jednoosobową działalność kupuje czasem prywatnie, a czasem na firmę. Jeśli poda NIP, faktura jest fakturą B2B i musi trafić do KSeF (o ile sprzedawca jest objęty obowiązkiem). Dlatego formularz zamówienia powinien jasno rozdzielać „zakup prywatny” i „faktura na firmę”, zamiast pola NIP, które klient wypełnia albo nie. O fakturze z danymi osoby przy zakupie firmowym piszę w tekście o fakturze imiennej.

Faktura do paragonu na żądanie konsumenta

Konsument może zażądać faktury do zakupu udokumentowanego paragonem, a ustawa o VAT daje mu na to 3 miesiące od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy albo otrzymano zapłatę. Sklep, który wystawia takie faktury w KSeF, powinien mieć prosty sposób na wygenerowanie ich z historii zamówienia, np. przycisk w koncie klienta, zamiast ręcznego przepisywania danych z paragonu.

Przy zwrotach w sklepie sprawdza się prosta zasada: korekta powstaje tym samym torem co faktura. Faktura konsumencka poza KSeF dostaje korektę poza KSeF, faktura w KSeF korektę w KSeF.

Źródło: serwis KSeF Ministerstwa Finansów i art. 106b ustawy o VAT.