KSEF23 września 2026 · aktualizacja 26 października 2026 · 3 min
Jak poprawić fakturę w KSeF: korekta przy zwrocie, błędnym NIP-ie i fakturze spoza KSeF
Faktury w KSeF nie da się edytować ani usunąć, poprawia się ją fakturą korygującą. Jak to zrobić przy zwrocie, błędnym NIP-ie i fakturze spoza KSeF.
Faktura wysłana do KSeF jest ostateczna: nie ma przycisku „edytuj” ani „usuń”. Każdą zmianę, nawet literówkę w nazwie towaru, poprawia się fakturą korygującą wysłaną do KSeF. Noty korygującej, którą nabywca wystawiał dotąd przy drobnych błędach, KSeF nie obsługuje. Dla sklepu, który ma codziennie zwroty, to oznacza, że korekty muszą powstawać tak samo automatycznie jak faktury.
Faktura korygująca w strukturze FA(3)
Korekta to osobna faktura z rodzajem KOR (dla faktur zaliczkowych i rozliczeniowych są osobne rodzaje korekt). W sekcji danych faktury korygowanej wskazuje się numer i datę faktury pierwotnej, a jeśli pierwotna była w KSeF, także jej numer KSeF. Ten numer musi być prawdziwy: wpisanie dowolnego ciągu znaków w pole numeru KSeF jest błędem. Budowę numeru opisałem w tekście o numerze KSeF.
Korekta faktury wystawionej poza KSeF
Firma, która do końca 2026 r. wystawia część faktur poza KSeF, będzie korygować je już w KSeF. W interpretacji indywidualnej z 20 maja 2026 r. (0111-KDIB3-1.4012.205.2026.2.MG) Dyrektor KIS wskazał, że w takim przypadku nie wypełnia się pól numeru KSeF faktury korygowanej. Powiązanie z oryginałem zapewnia jego numer i data wystawienia. Interpretacja dotyczy konkretnego podatnika, ale dobrze pokazuje, jak czytać te pola.
Typowe sytuacje i co z nimi zrobić
Zwrot towaru w sklepie: korekta z ujemną ilością dla zwróconych pozycji i zwrotem kosztów dostawy, jeśli się należy.
Rabat po sprzedaży: korekta wartości pozycji, bez zmiany ilości.
Błąd w nazwie towaru albo danych nabywcy innych niż NIP: korekta danych, bez zmiany kwot.
Błędny NIP nabywcy: w praktyce opisywanej przez portale podatkowe wystawia się korektę „do zera” dla błędnego nabywcy i nową fakturę dla właściwego. Faktura z błędnym NIP-em trafiła bowiem do KSeF innej firmy.
Faktura odrzucona przez KSeF: to nie jest przypadek na korektę. Odrzucona faktura nie ma numeru KSeF, więc po poprawieniu danych wysyłasz ją ponownie. Kody odrzuceń zebrałem w przeglądzie błędów KSeF.
Korekta a faktura offline
Fakturę korygującą do faktury wystawionej w trybie offline wysyła się dopiero po nadaniu numeru KSeF dokumentowi pierwotnemu. Nie myl jej z korektą techniczną: ta służy wyłącznie do ponownego przesłania faktury offline odrzuconej z przyczyn technicznych i nie zmienia treści. Szczegóły w tekście o trybie offline24.
Zwroty w sklepie i KSeF
1
Zwrot przyjęty w panelu
Pracownik zaznacza zwrócone pozycje, jak dotąd.
2
Korekta generuje się sama
Sklep tworzy fakturę KOR z numerem KSeF oryginału i wysyła ją do KSeF.
3
Klient dostaje PDF
Korekta z kodem QR trafia do klienta mailem razem z informacją o zwrocie pieniędzy.
Korekta zbiorcza przy rabacie za okres
Rabat udzielony po fakcie dla wielu faktur, np. premia za obroty kwartalne, można udokumentować jedną korektą zbiorczą. W KSeF taka korekta musi wskazywać numery i daty faktur, których dotyczy. Przy dziesiątkach faktur to dobre zadanie dla automatu: system zbiera faktury z okresu, liczy rabat i wysyła jedną korektę, zamiast kilkudziesięciu pojedynczych.
Ważne przy automacie: korekta musi odwoływać się do właściwej faktury, więc numer KSeF oryginału powinien być zapisany przy zamówieniu w chwili, gdy KSeF go nadał. Szukanie go później po kwocie i dacie to proszenie się o pomyłkę przy klientach, którzy kupują kilka razy w tygodniu.