Aplikacja mobilna KSeF: co potrafi, a czego nie, i kiedy firma potrzebuje czegoś więcej

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną aplikację mobilną KSeF na Androida i iOS. Dla jednoosobowej firmy, która wystawia kilka faktur w miesiącu, to często wszystko, czego potrzeba. Dla sklepu internetowego czy firmy z setkami faktur to raczej uzupełnienie: podgląd i awaryjne wystawienie faktury z telefonu, a nie główne narzędzie.

Co potrafi aplikacja mobilna KSeF

• Wystawianie faktur: szczegóły, adnotacje, pozycje, podsumowanie stawek i płatności. Wystawione faktury trafiają do KSeF.
• Kartoteki: nabywcy, rachunki bankowe i wizytówka firmy.
• Prywatność danych: według MF aplikacja nie zbiera danych o aktywności, a informacje inne niż faktury zostają tylko w urządzeniu.

Działa wyłącznie na produkcji. Każda faktura wysłana z aplikacji ma skutki prawne, więc aplikacja nie służy do testów. Do testów integracji są środowiska opisane w tekście o środowisku testowym KSeF.

Jak się zalogować

Pierwsze logowanie wymaga potwierdzenia tożsamości przez Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej: mObywatela, Profil Zaufany, e-dowód albo bankowość elektroniczną. Potem aplikację odblokowujesz biometrią albo PIN-em. Do pracy w kontekście firmy potrzebne są faktyczne uprawnienia, czyli bycie właścicielem albo uprawnienia nadane zgodnie z tekstem o nadawaniu uprawnień w KSeF.

Dla kogo aplikacja wystarczy

Pułapka: dwa źródła faktur

Sklep, który wystawia faktury automatycznie, a w awaryjnych sytuacjach właściciel dopisuje fakturę z telefonu, ryzykuje dwie rzeczy. Pierwsza to kolizja numeracji: aplikacja i sklep nadają numery niezależnie, a KSeF odrzuci drugą fakturę z tym samym numerem jako duplikat. Druga to rozjazd w księgowości: faktura z aplikacji nie wraca do zamówienia w sklepie. Jeśli aplikacja ma być awaryjnym kanałem, potrzebna jest osobna seria numeracji, np. z własnym prefiksem.

Aplikacja mobilna a Aplikacja Podatnika KSeF w przeglądarce

Obok aplikacji na telefon Ministerstwo Finansów udostępnia Aplikację Podatnika KSeF w przeglądarce. To w niej właściciel firmy zwykle nadaje uprawnienia, generuje tokeny dla programów i przegląda faktury w większej skali. Aplikacja mobilna służy przede wszystkim do szybkiego wystawienia faktury w terenie. Dla małej firmy te dwa narzędzia razem wystarczą na start, a dopiero rosnąca liczba faktur albo sprzedaż przez sklep internetowy uzasadnia integrację przez API.

Wystawienie faktury w aplikacji krok po kroku

1. 1.Wybierz nabywcę z kartoteki albo dodaj nowego, z NIP-em.
2. 2.Uzupełnij szczegóły faktury: daty, miejsce wystawienia, walutę.
3. 3.Zaznacz adnotacje, jeśli dotyczą transakcji, np. mechanizm podzielonej płatności.
4. 4.Dodaj pozycje: nazwę, ilość, jednostkę, cenę i stawkę VAT.
5. 5.Sprawdź podsumowanie stawek i dane płatności, a potem wyślij fakturę do KSeF.

Kolejność kroków odpowiada układowi z podręcznika użytkownika MF. Przy pierwszych fakturach warto porównać je z fakturami z dotychczasowego programu, żeby numeracja i dane były spójne.

Bezpieczeństwo: telefon jako klucz do faktur

Telefon z zalogowaną aplikacją daje dostęp do wystawiania faktur w imieniu firmy. Aplikacja chroni się biometrią albo PIN-em, ale przy zgubionym telefonie warto od razu unieważnić uwierzytelnienie w KSeF i zalogować się na nowym urządzeniu. Jeśli z aplikacji korzysta pracownik, dostęp powinien wynikać z jego własnych uprawnień, które można odebrać, a nie z danych logowania właściciela.

Najczęstsze pytania przed pierwszą fakturą z telefonu

• Czy faktura z aplikacji wygląda inaczej niż z programu? Plik XML w KSeF ma tę samą strukturę FA(3). Inny może być tylko wygląd wizualizacji.
• Czy klient dostanie fakturę sam? Klient z NIP-em zobaczy ją w KSeF. Klientowi bez dostępu do KSeF trzeba ją przekazać, np. jako PDF z kodem QR.
• Czy mogę wystawiać faktury z aplikacji i z programu naraz? Możesz, ale z osobną serią numerów, żeby uniknąć duplikatów.

Dla firmy, która zaczyna od aplikacji mobilnej, dobry moment na zmianę narzędzia przychodzi zwykle wtedy, gdy wpisywanie faktur zajmuje więcej niż kilka minut dziennie albo gdy faktury trzeba łączyć z zamówieniami i płatnościami.

Źródło: aplikacja mobilna KSeF 2.0 w serwisie Ministerstwa Finansów.