Duplikat faktury w KSeF (status 440): jak KSeF go wykrywa i co z nim zrobić
Status 440 w KSeF to duplikat: NIP sprzedawcy, rodzaj i numer faktury już są w systemie. Wyjaśniam, skąd się bierze, co z nim zrobić i jak go uniknąć.
Status 440 „Duplikat faktury” to jeden z niewielu komunikatów KSeF, który od razu mówi, co się stało, i podaje dowód. W szczegółach odpowiedzi KSeF wskazuje numer KSeF faktury, która już jest w systemie, oraz numer sesji, w której ją przyjęto. Najczęściej oznacza to dobrą wiadomość: faktura dotarła za pierwszym razem, a program wysłał ją drugi raz.
Jak KSeF rozpoznaje duplikat
Według dokumentacji weryfikacji faktur KSeF szuka duplikatów globalnie, na podstawie trzech pól: NIP-u sprzedawcy, rodzaju faktury i numeru faktury (pole P_2). Jeśli ta kombinacja już istnieje, kolejna faktura dostaje 440, nawet gdy pozostała treść jest inna. Unikalność obowiązuje przez 10 pełnych lat liczonych od końca roku, w którym fakturę wystawiono.
Treść nie ma znaczenia. Inna kwota czy inny nabywca nie ratują faktury z powtórzonym numerem.
Rodzaj faktury ma znaczenie. Faktura podstawowa i korekta to różne rodzaje, więc nie kolidują ze sobą przy tym samym schemacie numeracji.
Kryterium zawsze odnosi się do sprzedawcy. Jeśli w imieniu jednej firmy faktury wystawia kilka oddziałów albo programów, muszą mieć wspólne zasady numeracji.
Skąd biorą się duplikaty w praktyce
Ponowienie po timeoucie. Program wysłał fakturę, nie doczekał się odpowiedzi i wysłał ją jeszcze raz. Pierwsza próba się udała.
Dwa systemy, jedna numeracja. Sklep i program księgowy numerują faktury niezależnie, np. oba zaczynają od FV/1/10/2026.
Ręczne wysłanie po automatycznym. Księgowa nie widzi numeru KSeF w programie i wysyła fakturę ręcznie przez aplikację MF.
Reset numeracji. Po migracji sklepu numeracja zaczęła się od nowa w tym samym roku.
Co zrobić z odpowiedzią 440
1
Odczytaj numer KSeF oryginału
KSeF podaje go w szczegółach odpowiedzi razem z numerem sesji.
2
Porównaj treść
Jeśli to ta sama faktura, przypisz numer KSeF oryginału w programie i zakończ sprawę.
3
Inna faktura, ten sam numer
Nadaj nowy, wolny numer i wyślij ją jako nową fakturę. Problem numeracji napraw u źródła.
Jak nie wysyłać duplikatów
Integracja powinna przed ponowieniem sprawdzić status pierwszej wysyłki, a nie wysyłać fakturę od nowa. KSeF udostępnia status każdej faktury w sesji, a limit odczytu statusu jest wysoki, więc to tanie zabezpieczenie. Druga rzecz to jedna numeracja: jeśli faktury powstają w sklepie i w programie księgowym, numer powinien nadawać jeden system. Ponawianie ma sens tylko przy błędach systemu, co rozpisałem w przeglądzie błędów KSeF.
Duplikat a faktura offline
Jeśli faktura wystawiona w trybie offline zostanie odrzucona jako duplikat, dokumentacja przewiduje korektę techniczną: ponowne przesłanie dokumentu o tej samej treści, który da się przyjąć. Korekta techniczna nie służy do zmiany treści faktury, a jej wysyłka odbywa się wyłącznie w sesji interaktywnej.
Numeracja faktur po wejściu KSeF
KSeF nie narzuca formatu numeru faktury, ale pilnuje jego unikalności u sprzedawcy przez 10 lat. Bezpieczny schemat zawiera rok i rozróżnia źródła faktur, np. FV/2026/10/0001 dla sklepu i FV/R/2026/10/001 dla faktur ręcznych z aplikacji. Zmiana schematu w połowie roku nie jest problemem, o ile nowy schemat nie wygeneruje numeru, który już był użyty.