Sprawdź fakturę, zanim KSeF ją odrzuci
Panel szuka błędów, przez które faktura wraca z KSeF albo budzi pytania w urzędzie: zły NIP, brak pól wymaganych w FA(3), sumy, które się nie zgadzają, VAT w walucie bez kwoty w złotych, wadliwy numer rachunku.
Faktury XML albo paczka ZIP. Możesz wrzucić jedną albo kilkaset naraz.
Co sprawdza panel w fakturze XML
- Identyfikatory. Sumę kontrolną NIP-u sprzedawcy i nabywcy oraz numer rachunku (IBAN). Literówka w NIP-ie nabywcy sprawia, że faktura nie trafia do niego w KSeF.
- Pola wymagane w FA(3). Numer i datę faktury, dane sprzedawcy, identyfikator nabywcy, pola JST i GV nabywcy, kwotę należności.
- Sumy. Czy pozycje sumują się do podsumowania stawek, czy VAT pasuje do stawki i czy netto plus VAT daje kwotę należności. Różnicę grosza z zaokrągleń panel pomija.
- Waluty. Czy faktura w euro czy dolarach ma kwotę podatku przeliczoną na złote.
- Korekty. Czy korekta wskazuje fakturę korygowaną i jej numer KSeF.
- Daty i płatności. Datę wystawienia z przyszłości, termin płatności przed datą faktury, płatność gotówką powyżej 15 000 zł.
To sprawdzenie najczęstszych pomyłek, nie pełna walidacja schematu XSD. Schemat sprawdza KSeF przy przyjęciu faktury i to on decyduje o odrzuceniu. Panel ma wyłapać problem wcześniej, kiedy poprawka to jedno pole w programie, a nie korekta faktury. Kody odrzuceń z KSeF opisuję w tekstach o błędzie 450, duplikacie 440 i ogólnie o kodach statusów KSeF.
Ten sam błąd na wielu fakturach
Wczytaj faktury z całego miesiąca naraz. Panel zbierze powtarzające się problemy w osobnej liście. Jeśli połowa plików ma ten sam błąd, przyczyną jest ustawienie programu albo wtyczki, które je generują. Wtedy poprawka w jednym miejscu naprawia wszystkie następne faktury.
Raport CSV z wynikami możesz wysłać księgowej albo dostawcy programu. W raporcie są tylko nazwy plików, numery faktur i opisy problemów.
Najczęstsze pytania
›Czy panel wysyła moją fakturę do KSeF w celu sprawdzenia?
Nie. Sprawdzenie odbywa się w przeglądarce, plik nigdzie nie jest wysyłany. Dlatego panel nie zastępuje walidacji w KSeF, tylko wyłapuje typowe błędy przed wysyłką.
›Dlaczego panel ostrzega o wzorze FA(2)?
Od 1 lutego 2026 KSeF przyjmuje faktury tylko we wzorze FA(3). Starsze pliki FA(2) można odczytać, ale program, który je nadal generuje, wymaga aktualizacji.
›Co oznacza ostrzeżenie o sumach?
Kwoty w podsumowaniu faktury nie zgadzają się z pozycjami albo ze stawką VAT o więcej niż grosz. Zwykle to pominięta pozycja albo inna metoda zaokrąglania. Warto to wyjaśnić z wystawcą przed zaksięgowaniem.