KSeF у Shopify: фактура з оплаченого замовлення потрапляє в KSeF сама

Чи підтримує Shopify KSeF?

Ні. Shopify виставляє підтвердження замовлень, а не фактури VAT у структурі FA(3), якої вимагає KSeF (Krajowy System e-Faktur). Щоб фактури з магазину потрапляли в KSeF, потрібен додатковий шар: застосунок, бухгалтерська програма або власний модуль, підключений до API KSeF.

З якої дати магазин на Shopify має надсилати фактури в KSeF

Обов'язок стосується магазинів так само, як інших фірм: великі платники податків з 1 лютого 2026 року, решта з 1 квітня 2026 року, а найменші (продажі за фактурами до 10 тис. zł на місяць) з 1 січня 2027 року. Подробиці в графіку Міністерства фінансів.

Маленький магазин із терміном 1 січня 2027 року ще має час на найскладнішу частину, поле NIP у кошику. Без нього жоден застосунок для фактур не отримає із замовлення даних фірми.

Проблема, об яку спотикається кожен магазин: немає поля NIP

У стандартному чекауті Shopify немає окремого поля NIP (польський податковий номер фірми), а редагувати чекаут можна лише на тарифі Shopify Plus. Магазини викручуються: NIP вписують у «другий рядок адреси», а потім хтось вручну дістає його із замовлення. З KSeF так не вийде: фактура B2B без правильного NIP покупця потрапить у систему з помилкою або не потрапить зовсім.

Рішення працює на будь-якому тарифі: перемикач «Хочу фактуру на фірму» і поле NIP у кошику, з перевіркою контрольної суми й пошуком фірми в «білому списку» платників VAT (biała lista). NIP зберігається як атрибут замовлення і одразу потрапляє у фактуру. Окремо я обробляю кнопки швидкої оплати (Shop Pay, Apple Pay), які йдуть в обхід кошика.

Три шляхи до KSeF у Shopify

• Застосунок із Shopify App Store. Найшвидше. Я перевіряю, чи надсилає він FA(3), чи зберігає номер KSeF у замовленні й чи робить коригування; не кожен це вміє. Ви платите підписку щомісяця.
• Shopify → Base або бухгалтерська програма → KSeF. Якщо ви вже користуєтеся Base (BaseLinker), Fakturownia чи іншою програмою з KSeF. Фактура створюється там, а Shopify лише передає замовлення. Треба простежити, щоб NIP і знижки пройшли без втрат.
• Shopify → API KSeF напряму. Власний модуль: замовлення оплачене → електронна фактура → KSeF → номер KSeF у замовленні. Без підписки посередника й з повним контролем. Має сенс за сотень фактур або нетипових випадків.

Я не нав'язую один шлях. Спершу дивлюся ваш тариф Shopify, бухгалтерську програму й кількість фактур, а потім пропоную найдешевший шлях, який працює. Якщо вистачить застосунку за кілька десятків злотих на місяць, так і скажу.

Застосунок для KSeF із Shopify App Store: коли вистачить, а коли ні

У Shopify App Store є застосунки програм для фактур, наприклад Fakturownia, які виставляють фактуру в програмі й надсилають її в KSeF. Власну інтеграцію з Shopify має й iFirma. Магазину, який продає переважно приватним особам і виставляє кілька десятків фактур на фірми на місяць, такого застосунку зазвичай вистачає.

• Продажі в кількох валютах. VAT із фактури в євро перераховується за середнім курсом NBP за останній робочий день перед виникненням податкового зобов'язання, а не за курсом, який порахував платіжний шлюз. Треба перевірити, звідки застосунок бере курс.
• Часткові повернення й обміни. Кожне повернення в панелі Shopify має давати коригування до потрібної фактури з номером KSeF початкової фактури. Обмін розміру часто означає коригування й нову фактуру одночасно.
• Фактури не з Shopify. Якщо частина продажів іде через Allegro або гуртом постійним клієнтам, нумерація й облік мають збігатися в усіх каналах.
• NIP покупця. Застосунок для фактур бере NIP із даних замовлення, тож хтось має спершу правильно його туди записати. Без поля в кошику туди потрапляє те, що клієнт вписав у другий рядок адреси.

У таких випадках я залишаю застосунок там, де він працює, і дописую лише бракуючий шматок: поле NIP, правило курсу чи обробку повернень. Переписувати все з нуля рідко вигідно.

Де ламаються впровадження

Як увесь процес виглядає технічно, я описую в статті інтеграція з KSeF крок за кроком. Якщо ви лише обираєте платформу, прочитайте Shopify, WooCommerce чи власний магазин. Обидві статті польською.