CRM dla biura nieruchomości: oferty, klienci szukający i dopasowanie w jednym systemie

Biuro nieruchomości ma dwa rodzaje klientów naraz: właścicieli, którzy sprzedają albo wynajmują, i osoby, które szukają mieszkania. Zwykły CRM sprzedażowy widzi tylko jedną stronę. CRM dla biura nieruchomości musi łączyć obie: ofertę z jej właścicielem i umową pośrednictwa, klienta szukającego z jego kryteriami, a między nimi dopasowania i prezentacje. Kiedy te dane są w jednym miejscu, agent rano dostaje listę „nowa oferta pasuje do 6 klientów”, zamiast przeglądać notatki.

Funkcje CRM, których potrzebuje biuro nieruchomości

• Baza ofert: parametry nieruchomości, zdjęcia, rzut, status (aktywna, zarezerwowana, sprzedana), właściciel i umowa.
• Klienci szukający z kryteriami: lokalizacja, metraż, budżet, liczba pokoi, piętro, termin.
• Automatyczne dopasowanie: nowa oferta albo obniżka ceny wywołuje listę klientów, którym warto ją pokazać.
• Prezentacje i kalendarz: kto, kiedy, którą nieruchomość oglądał i z jaką opinią.
• Eksport do portali: oferta wpisana raz trafia na portale ogłoszeniowe i na stronę biura.

Gotowe programy a CRM na zamówienie

Na rynku są gotowe programy dla biur nieruchomości z eksportem do portali i bazą ofert. Dla wielu biur to dobry wybór. CRM na zamówienie ma sens, gdy biuro ma własny proces, którego gotowe narzędzia nie obsługują: obsługę inwestycji deweloperskich z setkami lokali, wynajem krótkoterminowy z kalendarzem dostępności, rozbudowane prowizje dla zespołu albo integrację z własną stroną z wyszukiwarką mieszkań.

Dopasowanie ofert do klientów: jak to działa

Dopasowanie to zestaw reguł: lokalizacja w obszarze, metraż w przedziale, cena do budżetu plus margines, wymagania obowiązkowe (np. winda) i mile widziane (np. balkon). System liczy dopasowanie dla każdej nowej oferty i każdej zmiany ceny. Agent dostaje listę z wynikiem i jednym kliknięciem wysyła klientowi ofertę. Dobrze ustawione reguły to też ochrona przed spamowaniem klientów: system pamięta, co klient już widział i co odrzucił.

Dane osobowe i umowy w biurze nieruchomości

Biuro przechowuje dane właścicieli, kupujących i najemców, często także numery ksiąg wieczystych i kopie dokumentów. CRM musi mieć uprawnienia (agent widzi swoje oferty, właściciel biura wszystkie), okres przechowywania i możliwość usunięcia danych na żądanie. Pośrednicy w obrocie nieruchomościami są też instytucjami obowiązanymi według przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, więc system powinien przechowywać historię weryfikacji klienta (zasady publikuje Generalny Inspektor Informacji Finansowej). Wytyczne RODO znajdziesz na stronie UODO.

Raporty, które przydają się właścicielowi biura

• Średni czas od wprowadzenia oferty do sprzedaży według dzielnicy i typu nieruchomości.
• Skuteczność agentów: liczba prezentacji na transakcję, a nie tylko liczba transakcji.
• Źródła klientów szukających: portal, strona biura, polecenie.

Własna strona biura z wyszukiwarką ofert to też źródło klientów, którego nie dzielisz z portalami. Podobny model dla sprzedaży z rynku pierwotnego opisuję w tekście CRM dla dewelopera, a podstawy w tekście CRM co to jest.