Ile kosztuje CRM na zamówienie: co składa się na wycenę i kiedy własny system się nie opłaca

Ile kosztuje CRM na zamówienie, zależy od tego, jak bardzo Twoja sprzedaż odbiega od szablonu. Przykład: firma montująca rolety ma ośmiu handlowców i płaci za gotowy CRM licencję od każdej osoby. Do tego dokupuje dodatek do automatyzacji i osobne narzędzie do ofert, a pomiary i montaże i tak planuje w arkuszu. Własny CRM łączy te kawałki w jeden system i nie drożeje z każdym nowym kontem. Nie zawsze jednak się opłaca, a o wyniku decydują konkretne elementy zakresu.

Widełki pochodzą z moich pakietów PRO i PREMIUM. Dokładna kwota zależy od elementów opisanych niżej, a najwięcej przesuwają ją integracje i import danych.

Ile kosztuje CRM na zamówienie: elementy, które budują wycenę

• Etapy sprzedaży i pola. Lejek z kilkoma etapami i karta klienta z kilkunastoma polami to podstawa. Każdy etap z własnymi warunkami, np. oferta wymagająca akceptacji kierownika, dokłada logikę.
• Role i widoczność danych. Handlowiec widzi swoich klientów, kierownik cały zespół, zarząd raporty. Im bardziej rozbudowane uprawnienia, tym więcej pracy i testów.
• Źródła zapytań. Formularz na stronie, reklamy, telefon, e-mail. Każde źródło, które ma wpadać do CRM automatycznie, to osobne połączenie.
• Poczta i kalendarz. Wysyłka maili z CRM jest prosta. Pełna synchronizacja skrzynki, z historią korespondencji przy karcie klienta, to większy moduł.
• Oferty i faktury. Oferta w PDF generowana z cennika, potem faktura i jej wysyłka do KSeF. Tu własny CRM często daje najwięcej, bo gotowe narzędzia robią to przez płatne dodatki.
• Dane z rejestrów. Uzupełnianie nazwy i adresu firmy po NIP oszczędza kilka minut przy każdym nowym kliencie.
• Import z obecnego narzędzia. Kontakty, firmy, szanse sprzedaży i notatki z eksportu starego CRM albo arkusza. Im bardziej nieuporządkowane dane, tym dłużej trwa czyszczenie.
• Raporty. Konwersja między etapami, wartość lejka, aktywność handlowców. Zestaw podstawowy jest prosty, ale raporty dopisywane na życzenie zarządu potrafią się mnożyć.

Gotowy CRM czy własny: jak porównać koszty

Rachunek najlepiej zrobić na trzy lata. Weź liczbę użytkowników, plan, którego naprawdę potrzebujesz (często nie najtańszy, bo automatyzacje bywają dopiero w wyższych planach), dodatki i narzędzia używane obok CRM. Porównaj tę sumę z kosztem budowy i utrzymania własnego systemu. Przy trzech handlowcach i typowym procesie gotowy CRM zwykle wygrywa i wtedy mówię to wprost. Gdy zespół rośnie albo sprzedaż łączy się z realizacją zleceń, wynik bywa odwrotny.

Jeśli dopiero sprawdzasz, czym jest taki system, zacznij od tekstu CRM: co to jest. Wybór między darmowym, gotowym i własnym rozwiązaniem w mniejszym zespole omawiam w tekście CRM dla małej firmy.

Co obniża koszt własnego CRM

• Pierwsza wersja tylko z tym, czego zespół używa codziennie: klienci, etapy, zadania, zapytania ze strony.
• Raporty jako eksport do arkusza, dopóki nie wiadomo, które liczby są naprawdę potrzebne.
• Jednorazowy import zamiast równoległej pracy w starym i nowym systemie.
• Faktury przez obecny program do faktur, jeśli działa dobrze, zamiast budowania fakturowania od zera.
• Dane uporządkowane przed importem: jeden arkusz, jedna lista firm, bez duplikatów.

Dane klientów i bezpieczeństwo jako część kosztu

Własny CRM oznacza, że dane klientów leżą w Twojej bazie, a firma jako administrator danych odpowiada za ich ochronę. To przekłada się na zakres: szyfrowane połączenia, kopie zapasowe poza serwerem, logi dostępu i uprawnienia ograniczone do potrzeb. Na wypadek wycieku obowiązuje termin z RODO. Według UODO naruszenie zgłasza się bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, chyba że jest mało prawdopodobne, by powodowało ryzyko dla osób, których dane dotyczą. Logi i powiadomienia o nietypowych logowaniach pozwalają w ogóle zauważyć problem w tym czasie, dlatego włączam je już do pierwszej wersji.

Jak przygotować zapytanie o CRM

Taki opis zajmuje pół godziny, a zmienia ofertę z orientacyjnej na konkretną. Jak CRM działa w szczegółach, od karty klienta po raporty, opisuję w tekście system CRM: jak działa.

Sygnały ostrzegawcze w ofercie na CRM

• Cena bez listy ekranów, ról i integracji. Nie wiadomo, za co płacisz, więc nie wiadomo też, co jest dopłatą.
• Licencja zamiast praw do kodu. System „na zamówienie” z roczną opłatą od każdego użytkownika to abonament pod inną nazwą.
• Dane w bazie wykonawcy bez pełnego eksportu. Zmiana dostawcy oznacza wtedy ręczne przepisywanie klientów.
• Import poza zakresem. Zdanie „dane przeniesiecie sami” przy kilku tysiącach kontaktów oznacza dużo żmudnej pracy po Twojej stronie.
• Wszystkie funkcje naraz. Bez pierwszej wersji zespół nie ma kiedy sprawdzić, czy system pasuje do codziennej pracy.

Jeśli dziś klienci żyją w arkuszu i chcesz najpierw przenieść tylko jego, zobacz aplikację zamiast Excela. Pakiet dla swojego zakresu sprawdzisz w wycenie online, a listę modułów i planów opieki w cenniku.

Źródło: UODO, w jakim terminie należy zgłosić naruszenie Prezesowi UODO.