Jak działa dropshipping: droga zamówienia, pieniędzy, dokumentów i danych

Klient kupuje w Twoim sklepie bluzę, płaci, a dwa dni później dostaje paczkę z magazynu, którego nigdy nie odwiedziłeś. Tak w skrócie działa dropshipping. Żeby jednak ten model działał co dzień, a nie tylko na schemacie, muszą się zgadzać cztery przepływy: towaru, pieniędzy, dokumentów i danych. Poniżej rozkładam każdy z nich, bo prawie każdy problem w dropshippingu da się przypisać do jednego z nich.

Jak działa dropshipping: jedno zamówienie od kliknięcia do paczki

Przepływ pieniędzy: kto komu płaci

Pieniądze klienta zawsze trafiają do sklepu. Hurtownia dostaje swoją część osobno, zgodnie z umową. Przy małych sklepach hurtownie często wymagają przedpłaty albo zasilenia salda, a dopiero przy stałej współpracy dają termin płatności. To ma znaczenie dla płynności: w okresie zwrotów możesz oddawać klientowi pieniądze, zanim hurtownia rozliczy zwrot z Tobą.

Przepływ dokumentów: dwie transakcje, nie jedna

Paczka od hurtowni nie powinna zawierać dokumentu z cenami hurtowymi, bo klient zobaczy Twoją marżę. Warto to ustalić na początku współpracy. Dokument sprzedaży dla klienta wystawia sklep, zwykle automatycznie po opłaceniu zamówienia. Jak ułożyć faktury i paragony przy kilku kanałach, opisuję w tekście o fakturach i KSeF w BaseLinkerze.

Przepływ danych: stany, ceny i statusy

Sklep nie widzi półek hurtowni. Wie tylko to, co hurtownia mu przekaże, najczęściej w pliku XML lub CSV albo przez API. Z tego pliku pochodzą nazwy, zdjęcia, ceny zakupu i stany. Im rzadziej plik się aktualizuje, tym większe ryzyko, że klient kupi coś, czego już nie ma.

• Stany: aktualizowane możliwie często, bo to od nich zależy, czy zamówienie da się zrealizować.
• Ceny zakupu: zmieniają się rzadziej, ale ich zmiana bez aktualizacji cen w sklepie oznacza sprzedaż ze stratą.
• Statusy i numery przesyłek: wracają z hurtowni do sklepu, a stamtąd do klienta.

Przy jednej hurtowni i jednym sklepie wystarcza import pliku we wtyczce sklepu. Przy kilku hurtowniach i marketplace'ach lepiej sprawdza się system pośredni, który zbiera dane w jednym miejscu, jak opisuję w tekście o BaseLinkerze z hurtowniami.

Gdzie model dropshippingu najczęściej się psuje

• Stany opóźnione o kilka godzin: sprzedajesz towar, który hurtownia sprzedała już komuś innemu, i musisz anulować zamówienie.
• Zamówienie z dwóch hurtowni: klient dostaje dwie paczki w różnych dniach i myśli, że połowy brakuje.
• Zwrot na zły adres: klient odsyła towar do sklepu, który nie ma magazynu, albo do hurtowni, która nie wie, czyj to zwrot.
• Zmiana pliku hurtowni: nowa struktura pliku bez uprzedzenia zatrzymuje import i karty produktów pustoszeją.

Dropshipping z Polski, z UE i spoza UE

Mechanika jest ta sama, różnią się czas dostawy i podatki. Hurtownia z Polski wysyła w dzień lub dwa i wystawia polską fakturę. Hurtownia z innego kraju UE wydłuża dostawę i komplikuje zwroty. Dostawca spoza Unii to tygodnie czekania, cło i VAT przy imporcie, a dla przesyłek o niskiej wartości osobna procedura rozliczenia VAT. Te różnice opisuję w tekście o podatkach w dropshippingu, a jak od tego wszystkiego zacząć, w przewodniku dropshipping: jak zacząć.

Źródła: biznes.gov.pl: jak prowadzić handel przez internet i biznes.gov.pl: rozliczenie VAT przy sprzedaży konsumentom z UE.