BaseLinker: faktury, paragony, drukarka fiskalna i KSeF w jednym procesie

Sklep sprzedający w kilku kanałach wystawia trzy rodzaje dokumentów: paragony dla konsumentów, faktury dla firm i korekty przy zwrotach. Od 2026 r. faktury dla firm trafiają do KSeF, a od 2027 r. kończy się wyjątek dla faktur z kas rejestrujących. BaseLinker może obsłużyć wszystkie trzy rodzaje dokumentów, ale tylko wtedy, gdy jest jasne, który system za co odpowiada. Najczęstszy problem, który widać po wdrożeniach, to dwie numeracje faktur: jedna w BaseLinkerze, druga w programie księgowym albo w sklepie.

Dwie drogi wystawiania faktur

Obie drogi są poprawne. Ważne, żeby wybrać jedną i wyłączyć wystawianie faktur w pozostałych miejscach: we wtyczce sklepu i w narzędziach marketplace'u. Aktualny zakres obsługi KSeF w module dokumentów i w integracjach z programami fakturowymi warto sprawdzić w pomocy Base, bo funkcje rozwijają się razem z KSeF.

Paragony i drukarka fiskalna

Sprzedaż konsumentom sklep internetowy dokumentuje zwykle paragonem z kasy fiskalnej albo kasy online. BaseLinker obsługuje drukowanie paragonów przez drukarkę fiskalną podłączoną do komputera w magazynie, za pośrednictwem aplikacji do drukowania. Paragon może drukować się automatycznie przy pakowaniu zamówienia. Do końca 2026 r. paragon z NIP do 450 zł jest fakturą uproszczoną poza KSeF, ale od 2027 r. ten wyjątek się kończy, co opisuję w tekście o paragonie z NIP a KSeF.

Faktura do paragonu

Klient, który dostał paragon, może poprosić o fakturę. W BaseLinkerze faktura do paragonu powstaje z tego samego zamówienia, a system powinien oznaczyć powiązanie, żeby sprzedaż nie została zaksięgowana dwa razy. Przy kliencie firmowym faktura idzie do KSeF. Zasady wystawiania faktur konsumentom opisuję w tekście o fakturze KSeF dla osoby fizycznej.

Korekty przy zwrotach

• Zwrot przyjęty w module zwrotów powinien tworzyć korektę faktury albo dokument zwrotu do paragonu.
• Korekta faktury z KSeF też idzie do KSeF i odwołuje się do numeru KSeF oryginału, co opisuję w tekście o korekcie faktury w KSeF.
• Korekty muszą powstawać w tym samym systemie co faktury pierwotne, inaczej numeracje i odwołania się rozjadą.

Typowe błędy

• Faktury wystawiane jednocześnie w BaseLinkerze i we wtyczce sklepu.
• NIP klienta wpisany w uwagach zamówienia zamiast w polu danych do faktury.
• Faktura dla firmy wystawiona jako paragon, bo klient nie zaznaczył opcji faktury.
• Różne serie numeracji dla tego samego rodzaju dokumentu w różnych kanałach bez jasnego powodu.

Podstawy BaseLinkera opisuję w tekście BaseLinker co to jest.

Źródła: Base (BaseLinker) i serwis KSeF Ministerstwa Finansów.