Wdrożenie BaseLinkera krok po kroku: plan na pierwsze 30 dni bez chaosu w zamówieniach

Wdrożenie BaseLinkera da się zrobić w jeden wieczór: podpiąć sklep, Allegro i kuriera. Takie wdrożenie zwykle działa przez tydzień, a potem zaczynają się zdublowane produkty, stany, które się nie zgadzają, i maile do klientów wysłane w złym momencie. Porządne wdrożenie trwa kilka tygodni, ale większość tego czasu to porządek w danych i spokojne testy, a nie klikanie w panelu. Poniżej plan, który sprawdza się w sklepach sprzedających w kilku kanałach.

Tydzień 1: dane i decyzje

• Lista kanałów, przewoźników i programu do faktur. Co ma być połączone na start, a co później.
• Porządek w SKU. Jeden produkt i jeden wariant to jeden SKU, ten sam w sklepie, na Allegro i w katalogu.
• Źródło danych produktów. Czy produkty edytujesz w sklepie, czy w katalogu BaseLinkera. Opisuję to w tekście o BaseLinkerze i WooCommerce.
• Droga faktur i KSeF. Który system wystawia dokumenty i wysyła je do KSeF.

Tydzień 2: połączenia i statusy

Statusy zamówień to szkielet całego wdrożenia. Typowy zestaw: nowe, opłacone, do spakowania, wysłane, zrealizowane, zwrot, anulowane. Każdy status powinien odpowiadać realnemu momentowi w pracy magazynu, a nie temu, co podpowiada domyślna konfiguracja. Do tego połączenia: sklep, marketplace'y i przewoźnicy, najpierw po jednym, z próbnym zamówieniem przechodzącym całą drogę.

Tydzień 3: dokumenty i KSeF

Faktury, paragony i korekty muszą powstawać w jednym miejscu i w jednej numeracji. Przy sprzedaży firmom faktura idzie do KSeF, a przy zwrocie korekta. To moment na test: kilka zamówień firmowych i konsumenckich, zwrot, zamówienie z zagranicy. Szczegóły opisuję w tekście o fakturach, paragonach i KSeF w BaseLinkerze.

Tydzień 4: akcje automatyczne

Automatyzacje włącza się na końcu, kiedy statusy i dokumenty działają ręcznie. Najpierw te, które zastępują powtarzalne kliknięcia: zmiana statusu po opłaceniu, dokument dla opłaconego zamówienia, etykieta po spakowaniu. Maile do klientów na końcu, bo to one robią najwięcej szkód przy błędzie. Każdą nową akcję warto przez kilka dni obserwować na prawdziwych zamówieniach.

Błędy, które psują wdrożenia

• Import wszystkich produktów z każdego kanału naraz, bez łączenia po SKU, co kończy się duplikatami.
• Włączenie wszystkich akcji automatycznych pierwszego dnia.
• Dwa systemy wystawiające faktury równolegle.
• Brak osoby odpowiedzialnej za panel po wdrożeniu. Konfiguracja bez właściciela rozjeżdża się w kilka miesięcy.

Co po wdrożeniu

Po wdrożeniu panel przejmuje zespół sklepu. Dobrze mieć krótką dokumentację: listę statusów z opisem, listę akcji automatycznych z celem każdej z nich i zasady dodawania produktów. Nowe kanały i integracje dodaje się według tego samego planu, po jednym. Model kosztów opisuję w tekście o cenniku BaseLinkera, a podstawy w tekście BaseLinker co to jest.

Jak sprawdzić, że wdrożenie się udało

• Zamówienie z każdego kanału przechodzi przez wszystkie statusy bez ręcznych poprawek.
• Stan produktu sprzedanego na Allegro zmienia się w sklepie przy najbliższej synchronizacji.
• Faktura i korekta dla firmy wracają z numerem KSeF bez ręcznej wysyłki.
• Magazynier pakuje zamówienia z jednej listy i nie zagląda do panelu Allegro ani sklepu.
• Każda akcja automatyczna ma opis: co robi, kiedy się uruchamia i kto za nią odpowiada.

Tę listę przechodzę razem z zespołem na koniec czwartego tygodnia. Jeśli któryś punkt nie działa, wdrożenie nie jest skończone, nawet jeśli wszystkie kanały są już podłączone.

Źródło: Base (BaseLinker).