Paragon z NIP a KSeF: co się zmienia w 2026 i 2027 roku dla sklepów

Paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł (albo 100 euro) jest w świetle ustawy o VAT fakturą uproszczoną. To powoduje sporo zamieszania przy KSeF: skoro to faktura, czy trzeba ją wysyłać do systemu? W 2026 r. nie. Od 2027 r. sytuacja ma się zmienić, a sklepy, które dziś wydają paragony z NIP firmom, powinny już planować, jak będą to robić w KSeF.

Paragon z NIP jako faktura uproszczona

Faktura uproszczona to dokument bez części danych zwykłej faktury, m.in. bez nazwy i adresu nabywcy, za to z jego NIP-em. Można ją wystawić, gdy kwota należności nie przekracza 450 zł albo 100 euro. Paragon z kasy fiskalnej z wpisanym NIP-em spełnia te warunki, więc dla nabywcy jest fakturą i daje prawo do odliczenia VAT. Paragon z NIP na wyższą kwotę nie jest fakturą, a nabywca musi dostać zwykłą fakturę.

Rok 2026: paragony z NIP poza KSeF

Do 31 grudnia 2026 r. faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej, w tym paragony z NIP traktowane jako faktury uproszczone, są wyłączone z obowiązku KSeF. Ministerstwo Finansów potwierdzało tę datę w odpowiedziach na pytania o KSeF 2.0. Sprzedaż udokumentowana takimi paragonami nie wlicza się też do miesięcznego progu 10 000 zł, który do końca 2026 r. pozwala najmniejszym firmom wystawiać faktury poza KSeF (więcej w tekście o fakturach papierowych).

Rok 2027: faktury uproszczone w KSeF

Od 1 stycznia 2027 r. przestaje działać wyjątek dla faktur z kasy. Faktury uproszczone mają być wystawiane w KSeF tak jak pozostałe faktury dla firm. W praktyce sklep stacjonarny, który chce sprzedać coś firmie z prawem do odliczenia VAT, będzie musiał wystawić fakturę w KSeF, a nie tylko wpisać NIP na paragonie. Szczegóły przepisów przejściowych mogą się jeszcze zmieniać, więc warto śledzić komunikaty na podatki.gov.pl.

Co to oznacza dla sklepu internetowego

Sklep internetowy zwykle nie wydaje paragonów z NIP, tylko faktury, ale wiele sklepów ma też punkt odbioru albo sprzedaż stacjonarną. W sklepie online dobrze sprawdza się prosty mechanizm: klient zaznacza „chcę fakturę na firmę”, podaje NIP, a faktura trafia do KSeF automatycznie razem z zamówieniem. Wtedy zmiana w 2027 r. w ogóle nie dotyka kanału online. Dla kasy w sklepie stacjonarnym trzeba zaplanować, jak sprzedawca wystawi fakturę w KSeF na miejscu.

Warto też sprawdzić kasę rejestrującą. Przepisy przewidują wystawianie faktur przy użyciu kas tylko do końca 2026 r., więc kasa, która dziś drukuje faktury, od 2027 r. nie zastąpi wysyłki do KSeF.

Źródło: serwis KSeF Ministerstwa Finansów oraz odpowiedzi MF na pytania o KSeF 2.0.