KSeF w WooCommerce: jak wysyłać e-faktury ze sklepu automatycznie

Sklep na WooCommerce, który wystawia faktury firmom, musi w 2026 roku wysyłać je do Krajowego Systemu e-Faktur. Są na to trzy drogi: wtyczka łącząca WooCommerce bezpośrednio z KSeF, przekazywanie zamówień do programu księgowego, który ma integrację z KSeF, albo własna integracja z API KSeF. Która jest właściwa, zależy od tego, gdzie dziś powstają Twoje faktury, ile ich jest i czy sprzedajesz tylko w sklepie, czy także w innych kanałach. Harmonogram obowiązkowego KSeF i ogólne zasady opisuję w tekście integracja z KSeF krok po kroku. Kwestie podatkowe potwierdzaj z księgowym.

Droga 1: wtyczka WooCommerce z połączeniem do KSeF

W katalogu WordPressa są już wtyczki, które generują e-fakturę z zamówienia, wysyłają ją do KSeF, sprawdzają status i pobierają urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO). To najszybsza droga dla sklepu, który sam wystawia faktury i ma prosty asortyment. Zanim wybierzesz wtyczkę, sprawdź:

• Wersję struktury e-faktury: KSeF przyjmuje tylko plik XML w strukturze FA(3). Wtyczka, która deklaruje starszą wersję, wymaga aktualizacji, zanim wyśle pierwszą fakturę.
• Korekty i zwroty: czy zwrot w sklepie tworzy fakturę korygującą, czy trzeba ją wystawiać ręcznie.
• Obsługę błędów: co się dzieje, gdy KSeF odrzuci fakturę albo nie odpowiada. Dobra wtyczka ma kolejkę i ponowienie, słaba kończy się cichą porażką.
• Przechowywanie tokenu: dane dostępowe do KSeF dają prawo wystawiania faktur w imieniu firmy i nie mogą leżeć jawnym tekstem w bazie. Zasady opisuję w tekście token KSeF.
• Wymagania techniczne: wersje WordPressa, WooCommerce i PHP na Twoim hostingu.

Droga 2: przez program księgowy

Jeśli księgowość prowadzisz w programie do fakturowania, który obsługuje KSeF, sklep może tylko przekazywać do niego zamówienia, a program wystawia fakturę i wysyła ją do systemu. Popularne programy mają wtyczki do WooCommerce, ale nie każda wtyczka obsługuje KSeF. Zapytaj producenta wprost, czy faktura utworzona ze sklepu trafia do KSeF automatycznie, w jakiej strukturze i co się dzieje z zamówieniem, gdy wysyłka się nie uda.

Droga 3: własna integracja z API KSeF

Ma sens wtedy, gdy gotowe rozwiązania nie pasują: sprzedajesz B2B z indywidualnymi warunkami, faktury powstają w kilku systemach naraz, potrzebujesz automatycznie pobierać faktury kosztowe albo masz sklep na zamówienie, a nie WooCommerce. Wtedy integracja to osobny moduł z pełną kontrolą: kolejką, logiem wysyłek, numerem KSeF zapisanym przy zamówieniu i powiadomieniami o odrzuceniach.

Faktury dla konsumentów i paragony

Większość zamówień w typowym sklepie to sprzedaż konsumentom, dokumentowana paragonem z kasy fiskalnej albo kasy online. Faktura dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności nie musi trafiać do KSeF, ale może. Dobra integracja rozróżnia te przypadki po danych z zamówienia: firma z NIP-em dostaje fakturę w KSeF, konsument dostaje paragon albo fakturę w uzgodniony sposób. Szczegóły opisuję w tekście o fakturze KSeF dla osoby fizycznej.

Najważniejsze: sprzedaż nie może stanąć

Gdy KSeF nie działa dłużej, a faktury trzeba wystawić, przepisy przewidują tryb offline i tryb awaryjny z własnymi terminami dosłania faktur. Różnice opisuję w tekstach o trybie offline24 i awarii KSeF.

Testy przed przełączeniem na produkcję

Integrację testuj najpierw na środowisku testowym Ministerstwa Finansów, dopiero potem przełączaj na produkcję. Sprawdź co najmniej: zwykłą fakturę, korektę po zwrocie, fakturę z kilkoma stawkami VAT i zachowanie sklepu, gdy KSeF odrzuci plik. Jak przygotować takie testy, opisuję w tekście środowisko testowe KSeF. Jeśli przy okazji rozważasz zmianę platformy, porównanie znajdziesz w tekście Shopify, WooCommerce czy sklep na zamówienie.

Źródła: serwis KSeF Ministerstwa Finansów i dokumentacja API KSeF 2.0.