KSeF a faktury papierowe: kiedy papier jest jeszcze dozwolony i czy faktury z KSeF trzeba drukować

Od 1 lutego 2026 r. najwięksi podatnicy, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali, wystawiają faktury w KSeF. Papierowa faktura między firmami staje się wyjątkiem, ale nie znika w jednej chwili. Są sprzedawcy, którzy mogą ją wystawiać do końca 2026 r., są nabywcy, którym w ogóle nie trzeba wysyłać faktur do KSeF, i są faktury zakupowe, które nadal przychodzą na papierze. Porządkuję te przypadki poniżej.

Kto jeszcze może wystawić fakturę papierową

• Najmniejsi podatnicy do 31 grudnia 2026 r.: jeśli wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, faktury mogą powstawać poza KSeF. Po przekroczeniu progu obowiązek KSeF zaczyna się od kolejnych faktur.
• Faktury z kasy rejestrującej do końca 2026 r.: w tym paragony z NIP, czyli faktury uproszczone. Opisuję je w tekście o paragonie z NIP a KSeF.
• Faktury dla konsumentów: sprzedaż dla osób prywatnych nie musi trafiać do KSeF, patrz faktura dla osoby fizycznej.
• Awaria całkowita KSeF ogłoszona w mediach: wtedy faktura może być papierowa albo elektroniczna bez struktury FA(3). Więcej w tekście o awarii KSeF.

Progi i daty pochodzą z przepisów przejściowych i komunikatów Ministerstwa Finansów. Przed decyzją sprawdź aktualny stan na podatki.gov.pl, bo terminy KSeF zmieniały się już kilka razy.

Papierowe faktury zakupowe: co z nimi zrobić

Firma zagraniczna bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie musi wystawiać faktur w KSeF, więc jej faktura może przyjść jako PDF albo na papierze. To samo dotyczy krajowego sprzedawcy, który korzysta jeszcze ze zwolnienia z KSeF. Takie faktury księgujesz jak dotąd. Uwaga tylko na dokument od polskiego podatnika objętego KSeF: jeśli dostajesz od niego wyłącznie PDF bez numeru KSeF i kodu QR, warto zapytać, czy faktura w ogóle trafiła do systemu.

Czy faktury z KSeF trzeba drukować

Nie. Faktura wystawiona w KSeF istnieje w systemie i tam jest przechowywana przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym ją wystawiono. Drukowanie nie jest wymagane ani do archiwizacji, ani do księgowania. Wydruk albo PDF to tylko wizualizacja, która przy przekazaniu poza KSeF musi mieć kod QR, jak opisałem w tekście o wizualizacji faktury KSeF.

Pułapka mieszanego obiegu

Najwięcej pracy generuje okres przejściowy, w którym część faktur przychodzi z KSeF, a część mailem i papierem. Księgowość musi wtedy pilnować dwóch źródeł i nie zaksięgować tej samej faktury dwa razy: raz z KSeF, raz ze skanu. Dlatego przy automatyzacji zawsze zaczynam od jednego miejsca, do którego spływają faktury kosztowe z KSeF i spoza niego.

Jak przygotować się na koniec okresu przejściowego

Mała firma, która w 2026 r. korzysta jeszcze z wyjątków, ma dwie drogi. Może przejść na KSeF od razu i nie mieć w styczniu 2027 r. dwóch zmian naraz. Może też poczekać do końca roku, ale wtedy jesienią warto sprawdzić program do faktur na środowisku testowym KSeF, nadać uprawnienia księgowej i ustalić, jak klienci będą dostawać faktury z kodem QR. Najgorszy scenariusz to pierwsze logowanie do KSeF w pierwszym tygodniu stycznia, gdy z tego samego robi połowa rynku.

Źródło: serwis KSeF Ministerstwa Finansów (terminy i wyjątki okresu przejściowego).