Jak pobrać faktury z KSeF: ręcznie, przez program i automatycznie przez API

Faktury kosztowe w KSeF nie przychodzą mailem. Leżą w systemie i trzeba je stamtąd odebrać. Przy kilku fakturach w miesiącu wystarczy aplikacja Ministerstwa Finansów. Przy kilkuset zaczynają się problemy: limity zapytań, faktury dodane do KSeF później niż wynikałoby z daty, duplikaty przy ponownym pobieraniu. Dokumentacja KSeF ma na to rekomendowany mechanizm, który warto znać nawet wtedy, gdy integrację robi ktoś inny.

Trzy sposoby pobierania faktur

Co oferuje API do pobierania faktur

• Faktura po numerze KSeF: gdy znasz numer, np. z przelewu albo od kontrahenta.
• Lista metadanych: wyszukiwanie po datach i roli w fakturze (sprzedawca, nabywca, inny podmiot).
• Eksport paczki: asynchroniczne zlecenie, po którym KSeF przygotowuje zaszyfrowaną paczkę faktur z plikiem metadanych.

Limity są tu niskie: według dokumentacji lista metadanych i eksport mają po 20 żądań na godzinę, a pobranie faktury po numerze 64 na godzinę. Integracja, która co kilka minut pyta o każdą fakturę osobno, szybko dostanie błąd 429.

Pobieranie przyrostowe: rekomendacja z dokumentacji

Do synchronizacji z systemem księgowym dokumentacja KSeF zaleca eksport przyrostowy w przylegających oknach czasowych. Kluczowy jest znacznik High Water Mark: punkt w czasie, do którego KSeF gwarantuje kompletność danych. Każde kolejne okno zaczyna się tam, gdzie skończyło się poprzednie, więc nic nie wypada między zapytaniami. Faktury pobiera się osobno dla każdej roli podmiotu na fakturze, a duplikaty usuwa na podstawie metadanych z paczki.

Typowe problemy przy pobieraniu

• Brak uprawnienia InvoiceRead: biuro albo program dostaje 403. Rozwiązanie w tekście o uprawnieniach dla biura rachunkowego.
• Faktury offline przyjęte później: faktura z datą wystawienia sprzed tygodnia może trafić do KSeF dziś. Pobieranie po dacie wystawienia ją przeoczy, pobieranie przyrostowe nie.
• Mieszany obieg: część faktur zakupowych od firm zagranicznych dalej przychodzi mailem, co opisałem w tekście o fakturach zagranicznych.

Faktury, w których nie jesteś nabywcą

Faktura może dotyczyć firmy nie tylko jako nabywcy. Bywasz odbiorcą, płatnikiem albo innym podmiotem wskazanym w sekcji Podmiot3, np. przy zakupach centralnych w grupie. Dokumentacja zaleca pobieranie faktur osobno dla każdej roli. Integracja, która pyta tylko o faktury, gdzie firma jest nabywcą, przeoczy część dokumentów, które księgowość powinna zobaczyć.

Pobieranie ręczne: na co uważać

W Aplikacji Podatnika KSeF wyszukujesz faktury po dacie i roli (sprzedawca, nabywca, inny podmiot), a potem pobierasz plik XML albo wizualizację. Przy ręcznej pracy najważniejsze jest kryterium daty. Wyszukiwanie po dacie wystawienia przeoczy fakturę offline, która trafiła do KSeF kilka dni później, a wyszukiwanie po dacie przyjęcia ją pokaże. Jeśli księgowość pobiera faktury raz w miesiącu, warto zawsze sprawdzać kilka dni wstecz od poprzedniego zakresu.

Jak sprawdzić, że masz wszystkie faktury

• Porównaj liczbę faktur z KSeF z liczbą faktur w księgowości za ten sam okres i rolę.
• Sprawdź listę dostawców, od których zwykle co miesiąc przychodzi faktura. Brak takiej faktury to sygnał do wyjaśnienia.
• Przy pobieraniu automatycznym zapisuj punkt zakończenia każdego okna. Ciągłość okien gwarantuje kompletność.

Pobieranie faktur a obowiązki nabywcy

Faktura w KSeF jest otrzymana w dniu nadania jej numeru KSeF, nawet jeśli nikt jej jeszcze nie pobrał. Dla księgowości to zmiana nawyków: nie ma już „faktury, która nie doszła mailem”. Jeśli firma pobiera faktury rzadko, rozliczenia VAT i płatności mogą rozjechać się z rzeczywistością. Automatyczne pobieranie kilka razy dziennie usuwa ten problem bez dodatkowej pracy.

Źródła: pobieranie faktur i przyrostowe pobieranie faktur w dokumentacji KSeF 2.0.