Uprawnienia w KSeF dla biura rachunkowego: jak je nadać i jak biuro przekazuje je pracownikom

Biuro rachunkowe obsługujące 80 klientów nie może prosić każdego z nich o osobne uprawnienia dla każdej księgowej, która przychodzi i odchodzi. KSeF 2.0 rozwiązuje to modelem podmiotu pośredniczącego: klient nadaje uprawnienie biuru jako firmie, po NIP-ie, z możliwością delegowania, a biuro samo rozdziela dostęp swoim pracownikom. Klient zajmuje się tym raz, na początku współpracy.

Model uprawnień dla biura rachunkowego

Dokumentacja KSeF opisuje to jako nadanie uprawnień w sposób pośredni. Tylko InvoiceRead i InvoiceWrite mogą być delegowane. Uprawnienia administracyjne, jak zarządzanie uprawnieniami firmy klienta, zostają po stronie klienta.

Jakie uprawnienia nadać biuru

• InvoiceRead: wystarczy, jeśli biuro tylko księguje faktury kosztowe i sprzedażowe klienta. To najczęstszy przypadek.
• InvoiceWrite: potrzebne, gdy biuro wystawia faktury w imieniu klienta, np. przy usługach fakturowania.
• canDelegate: prawie zawsze, chyba że z klientem pracuje tylko jedna osoba, której nadajesz uprawnienie bezpośrednio.

Najczęstsze błędy przy współpracy z biurem

• Uprawnienie nadane księgowej zamiast biuru. Działa do jej odejścia z biura, potem klient musi wszystko powtarzać.
• Brak opcji delegowania. Biuro ma dostęp jako firma, ale nie może przekazać go pracownikom, więc księgowe dostają błąd 403 przy pobieraniu faktur. Ten błąd opisałem w tekście o kodach 401 i 403.
• Zakończenie współpracy bez odebrania uprawnień. Uprawnienie w KSeF nie wygasa samo, więc stare biuro widzi faktury, dopóki klient go nie odbierze.

Pobieranie faktur klientów przez biuro

Biuro z wieloma klientami pobiera faktury w kontekście każdego z nich, a limity żądań KSeF są liczone na parę kontekst i adres IP. W praktyce limity jednego klienta nie blokują drugiego, ale masowe odpytywanie wszystkich klientów co kwadrans szybko trafi na błąd 429. Lepiej pobierać przyrostowo, raz na kilka godzin, jak opisuję w tekście o pobieraniu faktur z KSeF.

Księgowa z biura loguje się do KSeF własnym podpisem, certyfikatem albo tokenem, ale w kontekście NIP-u klienta. Jeśli program biura loguje się w kontekście NIP-u biura, nie zobaczy faktur klienta, nawet gdy uprawnienia są nadane poprawnie. To częsta przyczyna zgłoszeń „uprawnienia są, a faktur nie widać”.

Co zapisać w umowie z klientem

• Kto po stronie klienta nadaje uprawnienia i w jakim terminie od podpisania umowy.
• Zakres: tylko InvoiceRead czy także InvoiceWrite, z opcją delegowania czy bez.
• Kto i kiedy odbiera uprawnienia po zakończeniu umowy.
• Kto pobiera faktury kosztowe i jak często, żeby nie dublować pracy klienta i biura.

Na start współpracy dobrze sprawdza się krótki test: księgowa z biura loguje się w kontekście klienta i pobiera jedną fakturę kosztową. Jeśli to działa, uprawnienia i delegowanie są ustawione poprawnie.

Źródło: uprawnienia i nadawanie pośrednie w dokumentacji KSeF 2.0.