Номер KSeF на фактурі: з чого він складається, де його знайти і коли вказувати в банківському переказі

Кожна фактура, яку прийняв KSeF (польська державна система електронних фактур), отримує номер KSeF. Його присвоює система, а не ви. Він не замінює звичайний номер фактури з поля P_2: свою нумерацію ви ведете як і раніше. З 1 січня 2027 року номер KSeF отримує нову роль: фірми, які платять переказом за фактурами інших платників VAT, мусять вказувати його в призначенні платежу (польською tytuł przelewu).

З чого складається номер KSeF

Згідно з документацією Міністерства фінансів Польщі номер KSeF завжди має 35 знаків і є унікальним у всій системі. Приклад: 5265877635-20250826-0100001AF629-AF.

• 10 цифр: NIP продавця, тобто його польський податковий номер.
• 8 цифр у форматі РРРРММДД: дата, коли KSeF прийняв фактуру до обробки. Це не дата виставлення.
• 12 шістнадцяткових знаків: технічна частина, лише цифри та великі літери A–F.
• 2 знаки: контрольна сума CRC-8, обчислена за рештою 32 знаків.

Контрольна сума дозволяє програмі побачити, що номер переписали з помилкою, ще до запиту в KSeF. Така перевірка корисна в кожній формі, де людина вводить номер KSeF вручну: одна помилка, і платіж уже не знайде свою фактуру.

Де знайти номер KSeF

• У програмі для фактур: біля документа, після того як KSeF його прийняв.
• На візуалізації фактури (PDF або роздруківці): під QR-кодом. Якщо номера ще немає, під кодом стоїть напис OFFLINE. Детальніше в статті про QR-код на фактурі KSeF.
• В UPO: офіційному підтвердженні отримання, яке KSeF видає на прийняті фактури.
• У самому KSeF: у застосунку Міністерства фінансів або через API під час завантаження фактур (детально в статті про завантаження фактур із KSeF, польською).

Номер KSeF у призначенні платежу з 2027 року

Стаття 108g польського закону про VAT зобов'язує вказувати номер KSeF під час оплати структурованих фактур переказом або прямим дебетом. За доступними роз'ясненнями обов'язок стосується розрахунків між активними платниками VAT (czynny podatnik VAT) і починається 1 січня 2027 року. Якщо одним переказом ви оплачуєте кілька фактур, замість списку номерів вказується зведений ідентифікатор, який присвоює KSeF. Один зведений ідентифікатор охоплює до 500 фактур.

Деталі, наприклад термін для переказів у механізмі розділеного платежу (split payment), різні джерела описували по-різному. Перед впровадженням перевірте актуальну редакцію правил на podatki.gov.pl або у свого бухгалтера.

Що це змінює для магазину і бухгалтерії

Для продавця номер KSeF у платежі означає автоматичне зіставлення оплат із фактурами: банківська виписка містить номер, який однозначно вказує на фактуру. Для покупця це обов'язок, який найпростіше виконувати, якщо номер KSeF потрапляє в систему платежів разом із вхідною фактурою, а не переписується вручну.

Перевірка номера KSeF у формі

Документація описує параметри контрольної суми: CRC-8 з поліномом 0x07 і початковим значенням 0x00, результат записується двома шістнадцятковими знаками великими літерами. Отже, форма, де користувач вводить номер KSeF, наприклад під час ручного зіставлення платежів, може одразу сказати «у номері помилка» і не витрачати ліміт запитів до KSeF.

Та сама перевірка потрібна під час імпорту банківських виписок: номер KSeF із призначення платежу можна перевірити до того, як система прив'яже платіж до фактури.

Джерело: номер KSeF у документації API KSeF 2.0 (польською).