Фактура в KSeF: зразок, візуалізація і QR-код. Як виглядає фактура поза системою

На питання «де взяти зразок фактури KSeF» коротка відповідь: графічного зразка немає. Фактура в KSeF це файл XML за структурою FA(3), а те, як вона виглядає на екрані чи на папері, залежить від програми. Натомість правила визначають, що обов'язково має бути на візуалізації, якщо ви передаєте фактуру поза KSeF: QR-код, а під ним номер KSeF або напис OFFLINE.

Зразок фактури KSeF: структура замість шаблону

Міністерство фінансів Польщі публікує структуру FA(3), тобто перелік полів і правил, з яких складається файл фактури. Це і є «зразок», лише для програми, а не для людини. Детально структуру описано в статті про структуровану фактуру FA(3) (польською). Програма, в якій ви виставляєте фактуру, складає з цих полів зрозумілий документ: PDF, перегляд у браузері або роздруківку. Кожна програма робить це по-своєму.

Коли потрібна візуалізація з QR-кодом

• Покупець не має доступу до KSeF: наприклад, іноземна фірма або приватна особа (konsument).
• Ви надсилаєте фактуру електронною поштою в PDF або кладете роздруківку в посилку.
• Фактуру виставлено в режимі offline, і вона ще не отримала номер KSeF.

QR-код дозволяє будь-кому перевірити, що фактура є в KSeF і що її ніхто не змінював, а також завантажити її файл XML без звернення до продавця.

Що містить QR-код на фактурі KSeF

QR-код (KOD I) це посилання на сервіс перевірки Міністерства фінансів. Воно складається з адреси сервісу, NIP продавця, дати виставлення з поля P_1 у форматі ДД-ММ-РРРР і хешу SHA-256 файлу фактури в кодуванні Base64URL. Через хеш зміна навіть одного знака у файлі дає інше посилання, тож підроблена фактура перевірку не пройде. Код генерує програма продавця локально, і він має відповідати стандарту ISO/IEC 18004:2024.

Деталь із документації: напис OFFLINE буває й на фактурі online, яка ще чекає номер KSeF, наприклад під час великого навантаження на систему. Зазвичай номер присвоюється одразу після надсилання. Режим offline описано в статті про offline24 (польською).

Що потрібно зробити інтернет-магазину

Що має бути на зрозумілій візуалізації фактури

• Усі дані з файлу XML у звичному вигляді фактури: продавець, покупець, позиції, ставки, суми, оплата.
• QR-код такого розміру, щоб його можна було відсканувати телефоном з роздруківки, з номером KSeF або написом OFFLINE під ним.
• Дата виставлення з поля P_1, а не дата створення PDF.
• Для іноземного клієнта зрозумілі описи його мовою. Файл XML залишається польським, а візуалізація може бути двомовною.

Візуалізація не може відрізнятися за змістом від файлу, який потрапив до KSeF. Якщо PDF створюється з іншого джерела, ніж XML, наприклад із шаблону в магазині, рано чи пізно з'явиться розбіжність, і QR-код приведе клієнта до фактури з іншою сумою.

Джерело: QR-коди в документації KSeF 2.0 (польською).