Фактура в KSeF: образец, визуализация и QR-код. Как выглядит фактура вне системы

На вопрос «где взять образец фактуры KSeF» короткий ответ: графического образца нет. Фактура в KSeF это файл XML по структуре FA(3), а то, как она выглядит на экране или на бумаге, зависит от программы. Зато правила определяют, что обязательно должно быть на визуализации, если вы передаёте фактуру вне KSeF: QR-код, а под ним номер KSeF или надпись OFFLINE.

Образец фактуры KSeF: структура вместо шаблона

Министерство финансов Польши публикует структуру FA(3), то есть список полей и правил, из которых состоит файл фактуры. Это и есть «образец», только для программы, а не для человека. Подробно структура описана в статье о структурированной фактуре FA(3) (на польском). Программа, в которой вы выставляете фактуру, собирает из этих полей читаемый документ: PDF, просмотр в браузере или распечатку. Каждая программа делает это по-своему.

Когда нужна визуализация с QR-кодом

• У покупателя нет доступа к KSeF: например, иностранная фирма или частное лицо (konsument).
• Вы отправляете фактуру по почте в PDF или кладёте распечатку в посылку.
• Фактура выставлена в режиме offline и ещё не получила номер KSeF.

QR-код позволяет любому человеку проверить, что фактура есть в KSeF и что её никто не менял, а также скачать её файл XML, не обращаясь к продавцу.

Что содержит QR-код на фактуре KSeF

QR-код (KOD I) это ссылка на сервис проверки Министерства финансов. Она состоит из адреса сервиса, NIP продавца, даты выставления из поля P_1 в формате ДД-ММ-ГГГГ и хэша SHA-256 файла фактуры в кодировке Base64URL. Из-за хэша изменение даже одного знака в файле даёт другую ссылку, поэтому подделанная фактура проверку не пройдёт. Код генерирует программа продавца локально, и он должен соответствовать стандарту ISO/IEC 18004:2024.

Деталь из документации: надпись OFFLINE бывает и на фактуре online, которая ещё ждёт номер KSeF, например при большой нагрузке на систему. Обычно номер присваивается сразу после отправки. Режим offline описан в статье об offline24 (на польском).

Что нужно сделать интернет-магазину

Что должно быть на понятной визуализации фактуры

• Все данные из файла XML в привычном виде фактуры: продавец, покупатель, позиции, ставки, суммы, оплата.
• QR-код такого размера, чтобы его можно было отсканировать телефоном с распечатки, с номером KSeF или надписью OFFLINE под ним.
• Дата выставления из поля P_1, а не дата создания PDF.
• Для иностранного клиента понятные описания на его языке. Файл XML остаётся польским, а визуализация может быть двуязычной.

Визуализация не может отличаться по содержанию от файла, который попал в KSeF. Если PDF делается из другого источника, чем XML, например из шаблона в магазине, рано или поздно появится расхождение, и QR-код приведёт клиента к фактуре с другой суммой.

Источник: QR-коды в документации KSeF 2.0 (на польском).