Номер KSeF на фактуре: из чего он состоит, где его найти и когда указывать в банковском переводе

Каждая фактура, которую принял KSeF (польская государственная система электронных фактур), получает номер KSeF. Его присваивает система, а не вы. Он не заменяет обычный номер фактуры из поля P_2: свою нумерацию вы ведёте как раньше. С 1 января 2027 года у номера KSeF появляется новая роль: фирмы, которые платят переводом по фактурам других плательщиков VAT, должны будут указывать его в назначении платежа (по-польски tytuł przelewu).

Из чего состоит номер KSeF

По документации Министерства финансов Польши номер KSeF всегда содержит 35 знаков и уникален во всей системе. Пример: 5265877635-20250826-0100001AF629-AF.

• 10 цифр: NIP продавца, то есть его польский налоговый номер.
• 8 цифр в формате ГГГГММДД: дата, когда KSeF принял фактуру в обработку. Это не дата выставления.
• 12 шестнадцатеричных знаков: техническая часть, только цифры и заглавные буквы A–F.
• 2 знака: контрольная сумма CRC-8, посчитанная по остальным 32 знакам.

Контрольная сумма позволяет программе понять, что номер переписали с ошибкой, ещё до запроса в KSeF. Такая проверка полезна в любой форме, где человек вводит номер KSeF вручную: одна опечатка, и платёж уже не найдёт свою фактуру.

Где найти номер KSeF

• В программе для фактур: рядом с документом, после того как KSeF его принял.
• На визуализации фактуры (PDF или распечатке): под QR-кодом. Если номера ещё нет, под кодом стоит надпись OFFLINE. Подробнее в статье о QR-коде на фактуре KSeF.
• В UPO: официальном подтверждении получения, которое KSeF выдаёт на принятые фактуры.
• В самом KSeF: в приложении Министерства финансов или через API при скачивании фактур (подробно в статье о скачивании фактур из KSeF, на польском).

Номер KSeF в назначении платежа с 2027 года

Статья 108g польского закона о VAT обязывает указывать номер KSeF при оплате структурированных фактур переводом или прямым дебетом. По доступным разъяснениям обязанность касается расчётов между активными плательщиками VAT (czynny podatnik VAT) и начинается 1 января 2027 года. Если одним переводом вы оплачиваете несколько фактур, вместо списка номеров указывается сводный идентификатор, который присваивает KSeF. Один сводный идентификатор покрывает до 500 фактур.

Детали, например срок для переводов в механизме разделённого платежа (split payment), в разных источниках описывали по-разному. Перед внедрением проверьте актуальную редакцию правил на podatki.gov.pl или у своего бухгалтера.

Что это меняет для магазина и бухгалтерии

Для продавца номер KSeF в платеже означает автоматическое сопоставление оплат с фактурами: банковская выписка содержит номер, который однозначно указывает на фактуру. Для покупателя это обязанность, которую проще всего выполнять, если номер KSeF попадает в систему платежей вместе с входящей фактурой, а не переписывается вручную.

Проверка номера KSeF в форме

Документация описывает параметры контрольной суммы: CRC-8 с полиномом 0x07 и начальным значением 0x00, результат записывается двумя шестнадцатеричными знаками заглавными буквами. Значит, форма, где пользователь вводит номер KSeF, например при ручном сопоставлении платежей, может сразу сказать «в номере опечатка», не тратя лимит запросов к KSeF.

Та же проверка нужна при импорте банковских выписок: номер KSeF из назначения платежа можно проверить до того, как система привяжет платёж к фактуре.

Источник: номер KSeF в документации API KSeF 2.0 (на польском).