Ile kosztuje integracja z KSeF: co decyduje o zakresie wdrożenia w sklepie, CRM i ERP

Ile kosztuje integracja z KSeF, wynika przede wszystkim z tego, gdzie w Twojej firmie powstają faktury i ile różnych przypadków trzeba obsłużyć. Sklep na popularnej platformie, który wysyła zwykłe faktury sprzedażowe, to inny projekt niż system z korektami, zaliczkami, kilkoma kanałami sprzedaży i automatycznym pobieraniem faktur kosztowych. Zanim poprosisz o wycenę, odpowiedz na sześć pytań poniżej. Z nich wynika zakres, a dopiero z zakresu koszt.

Ile kosztuje integracja z KSeF: sześć pytań, które ustalają zakres

1. 1.Gdzie powstaje faktura? W sklepie na WooCommerce, Shopify albo PrestaShop, w BaseLinkerze, w CRM, w ERP, a czasem w kilku miejscach naraz. Każde źródło faktur to osobne połączenie.
2. 2.Ile faktur wystawiasz i jak wygląda szczyt? Kilkadziesiąt dziennie obsłuży wysyłka pojedyncza. Przy dużych paczkach liczą się limity: dokumentacja API KSeF dopuszcza do 10 000 faktur w jednej sesji, interaktywnej albo wsadowej.
3. 3.Jakie rodzaje faktur? Zwykła sprzedaż, korekty, zaliczki, faktury z załącznikiem. Faktura bez załącznika może mieć do 1 MB, z załącznikiem do 3 MB, co ma znaczenie przy długich specyfikacjach. Korekty opisuję w tekście korekta faktury w KSeF.
4. 4.Czy pobierać faktury kosztowe? Odbiór faktur od dostawców to druga, osobna połowa integracji.
5. 5.Kto i czym się uwierzytelnia? Token albo certyfikat KSeF, uprawnienia dla systemu i dla biura rachunkowego.
6. 6.Jak ma wyglądać obsługa błędów? Kolejka, ponowienia, powiadomienia o odrzuconych fakturach, tryb offline. Im mniej ręcznego pilnowania ma zostać po Twojej stronie, tym więcej pracy po stronie integracji.

Gotowy łącznik czy własny moduł na API KSeF

Przy sklepach zaczynam od sprawdzenia, czy wystarczy łącznik, bo to zwykle najkrótsza droga. Zakres dla konkretnych platform opisuję na stronach KSeF w WooCommerce, KSeF w Shopify, KSeF w PrestaShop, BaseLinker i KSeF oraz Allegro i KSeF. Technikę po obu stronach, od logowania po UPO, rozkładam w tekście API KSeF: jak działa integracja.

Faktury kosztowe: osobna pozycja w wycenie

Pobieranie faktur zakupowych to nie jeden przycisk. Integracja musi regularnie pytać KSeF o nowe dokumenty, pobierać je w przylegających oknach czasowych, odrzucać duplikaty i przekazywać dalej: do księgowej, arkusza albo systemu zleceń. Dokumentacja Ministerstwa Finansów rekomenduje do tego przyrostowy eksport paczek. Jeśli faktury mają trafiać do konkretnych projektów albo zleceń, dochodzi logika dopasowania. Zakres takiego wdrożenia opisuję na stronie faktury kosztowe z KSeF, a samą procedurę w tekście jak pobrać faktury z KSeF.

Uprawnienia, certyfikaty i testy: praca, której nie widać w ofercie

Każdy z tych kroków to godziny pracy, które w najtańszych ofertach bywają pominięte. Jak wygląda testowanie przed startem, opisuję w tekście środowisko testowe KSeF, a różnice między certyfikatami w tekście certyfikaty KSeF.

Co obniża koszt, a co go podnosi

• Obniża: jedno źródło faktur, gotowy łącznik dla Twojej platformy, program do faktur, który już obsługuje KSeF, uporządkowane dane kontrahentów.
• Podnosi: kilka kanałów sprzedaży z osobną numeracją, korekty zbiorcze, sprzedaż w walutach obcych, faktury z załącznikami, pobieranie kosztów z przypisaniem do zleceń, tryb offline z kodami QR.

Sygnały ostrzegawcze w ofercie na integrację z KSeF

• Ani słowa o korektach. Integracja, która wysyła tylko zwykłe faktury, wróci do Ciebie przy pierwszym zwrocie towaru.
• Token w kodzie albo w arkuszu. Dane dostępowe powinny leżeć w bezpiecznym magazynie, osobno dla każdego środowiska.
• Brak testów przed produkcją. Integracja uruchomiona od razu na prawdziwych fakturach to test na żywym organizmie.
• Brak kolejki i ponowień. Gdy KSeF chwilowo nie odpowiada, faktura po prostu się nie wysyła i nikt o tym nie wie.
• Brak logu wysyłek. Przy każdym zamówieniu powinien być zapisany numer KSeF albo powód odrzucenia.
• Doradztwo podatkowe w ofercie technicznej. To, które faktury i kiedy muszą trafić do KSeF, potwierdza księgowy, nie programista.

Koszty po wdrożeniu

Ministerstwo Finansów rozwija API i publikuje w changelogu dokumentacji zmiany, które wpływają na integracje, w tym zmiany schematów i limitów. Integracja wymaga więc okresowego przeglądu, a moduł na własnym serwerze także kopii zapasowych i monitoringu. Przy łączniku dochodzi jego abonament. Dwie oferty o podobnym koszcie wdrożenia potrafią się mocno różnić po roku, dlatego te pozycje warto znać przed wyborem drogi. Opis usługi i obu ścieżek jest na stronie integracja z KSeF, a zakres możesz wstępnie opisać w wycenie online.

Źródło: dokumentacja KSeF API 2.0 Ministerstwa Finansów, rozdziały o limitach, środowiskach, certyfikatach, uprawnieniach i pobieraniu faktur.